DÉCOUVERTE DES FORMULES ET FONCTIONS DANS EXCEL
2002
Dans EXCEL, il est possible d’insérer des formules qui donneront des valeurs en résultat.
Lorsque vous survolerez une feuille de calculs, vous ne verrez que des valeurs.
Chaque cellule possèdera une valeur alphanumérique ou, elle sera vide.
Certaines de ces cellules ne contiennent que des valeurs que vous avez saisies au clavier, et d’autres affichent des valeurs qui sont les résultats de formules, c’est-à-dire des opérations que vous avez écrites.
Par exemple, dans la cellule A1, vous saisissez la valeur 10.
Dans la cellule B1, vous saisissez la valeur 15.
Dans la cellule C1, nous allons insérer une formule qui calculera la somme de A1 B1.
Écrivez :
=somme(A1;B1)
Ensuite validez la saisie de votre formule en réalisant le raccourci clavier CTRL +Entrée.
Si la syntaxe de votre formule est correcte, vous devriez constater que la valeur de la cellule est 25.
Vous voyez donc que lorsque vous survolez la feuille de calculs, vous apercevez uniquement les valeurs, qui sont des valeurs saisies ou des valeurs qui résultent d’une formule.
Une formule commence toujours par le signe opératoire égal.
Ensuite, vient l’opération qui peut contenir des noms de fonctions, dans notre exemple, il s’agissait de la fonction « SOMME ».
Donc, dans le cas de l’emploi d’une fonction, viennent les coordonnées des cellules qui sont concernées, c’est la partie arguments de la fonction, elle est placée entre parenthèses.
Vous pouvez également insérer une fonction à partir du menu « Insertion » :
Il existe une boîte de dialogue qui permet de sélectionner la fonction de notre choix. Dans notre exemple, nous allons insérer la fonction « SOMME ».
Positionnez-vous sur la cellule dans laquelle vous souhaitez insérer la fonction.
Activez le menu déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’à « insertion », puis flèche basse jusqu’à « Fonction ».
Pressez la touche entrée.
Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, vous êtes dores et déjà positionnés dans une zone d’édition qui va vous permettre de saisir au clavier le genre d’opération que vous souhaitez.
Ici, nous allons écrire somme.
Ensuite, pressez la touche entrée.
Vous atterrissez dans une liste de fonctions, directement positionnés sur la fonction correspondant au mieux à votre recherche.
Si la fonction proposée ne vous convient pas, vous pouvez rechercher votre bonheur avec les flèches verticales, ou bien en saisissant la première lettre de la fonction recherchée.
Dès que vous serez positionnés sur la fonction que vous recherchiez, pressez la touche entrée.
EXCEL vous positionne sur une zone d’édition dans laquelle il vous est proposé les coordonnées de cellules les plus logiques.
Si cette proposition vous convient, pressez la touche entrée.
Sinon, vous pouvez modifier les arguments avec votre clavier. Dans cette zone d’édition, ne saisissez pas les parenthèses, elles seront insérées automatiquement.
La structure et les particularités d’une formule :
Les formules commencent toutes par le signe égal.
C’est ainsi que le tableur distingue une formule d’une valeur saisie au clavier.
Il est possible d’écrire une formule directement en y saisissant une opération, par exemple :
=A1+B1
On peut également intégrer une fonction à l’intérieure d’une formule telle que celle que nous venons d’écrire, par exemple :
=A1+B1+SOMME(C2;F2)
Ici, les références, ou les coordonnées de cellules utilisées sont relatives. C’est-à-dire que si vous copiez la formule dans une autre cellule à partir d’un copier-coller, les références seront modifiées et s’adapteront au nouveau contexte.
Par exemple, si une formule calcule la somme des cellules se trouvant dans la ligne 1, et que vous la copiez dans la ligne 2, les références de la nouvelle formule, dans la deuxième ligne, pointeront sur les cellules de la deuxième ligne.
Dans la formule copiée, A1 deviendra A2, B1 deviendra B2 ETC
Pour qu’une référence soit figée lors d’un copier-coller, il faut précéder cette dernière des signes dollar.
Par exemple :
=$A$1+B1
Dans cet exemple, les coordonnées de la référence A1 sont précédées d’un dollar.
Ainsi, si vous copiez cette formule juste en dessous, c’est-à-dire dans la ligne 2, la nouvelle formule sera :
=$A$1+B2
Vous voyez bien que la référence A1 n’a pas été incrémentée.
Il s’agit de coordonnées absolue et non pas relative.
LES FONCTIONS D’EXCEL 2002
Pour découvrir l’ensemble des fonctions d’EXCEL, activez le menu déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’à « Insertion », puis flèche basse jusqu’à « Fonctions ».
Maintenant pressez la touche entrée.
Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, faites tabulation jusqu’à la liste intitulée « Catégorie ».
Avec vos flèches verticales sélectionnez l’item « Tous ».
Ensuite faites une seule fois tabulation et vous serez positionnés dans la liste des fonctions.
Vous pouvez circuler dans cette liste de façon verticale.
Pour obtenir l’aide de l’une de ces fonctions, positionnez-vous sur le nom de la fonction, faites tabulation pour atteindre le bouton intitulé « Insérer une fonction », pressez la touche entrée.
Dans la fenêtre d’aide qui apparaît à l’écran, faites CTRL +Origine.
Tabulation pour atteindre le lien « Afficher tout » et pressez la touche entrée.
Faites CTRL +Origine et démarrer la lecture ou déplacez-vous avec vos flèches afin de lire le contenu de l’aide portant sur la fonction que vous avez sélectionnée.
Pour revenir dans la fenêtre qui contient la liste des fonctions, réalisez le raccourci clavier ALT +F4.
Les références d’une autre feuille de calculs :
Dans un classeur, lorsque, à l’intérieure d’une cellule, vous devez faire référence à une cellule ne se trouvant pas dans la feuille contenant la formule, vous devez précéder les références de la cellule par le nom de sa feuille contenant.
Le nom de la feuille et les références de la cellule doivent être séparés par un point d’exclamation.
Par exemple : Feuil2 !A6
Philippe BOULANGER