Créer une première macro
Le sommaire :
La macro permet d’automatiser des tâches et par conséquent, de réaliser un gain de temps dans beaucoup de situations.
Une macro permet de mémoriser un enchaînement d’actions réalisées dans Word afin de pouvoir automatiser une tâche.
En clair, vous enregistrez des actions dans une macro à laquelle vous lui assignez un raccourci clavier.
Désormais, à chaque fois que vous effectuerez le nouveau raccourci clavier, les actions que vous avez enregistrées dans la macro seront exécutées par Word.
Vous pouvez ainsi mémoriser un grand nombre de manipulations de traitement de texte.
Dans nos exemples, nous allons commencer par une mini macro qui aura comme tâche d’écrire un «E» majuscule accent aigu, puis, une seconde macro plus élaborée qui permettra de poser des marques de suppressions de texte.
Pour commencer, ouvrez le logiciel de traitement de texte Word XP.
Ensuite, ouvrez la boîte de dialogue de création d’une nouvelle macro.
A partir du menu déroulant :
ALT, « Outils|Macro sous menu|Nouvelle macro ».
Voilà, nous venons d’ouvrir la boîte de dialogue de la création d’une nouvelle macro.
Vous venez d’atterrir dans une zone d’édition dans laquelle vous allez saisir le nom de la macro.
Soyez prudent dans la taille de la chaîne de caractères que vous allez saisir. Essayez d’utiliser un nom de macro relativement court.
Ici, dans notre exemple, nous allons écrire «E_MAJ.
Ensuite, faites «TABULATION» jusqu’au bouton «Clavier» et faites «Entrée».
Une seconde boîte de dialogue s’ouvre à l’écran.
Word attend que vous effectuiez le raccourci clavier qui sera assigné à la macro en cours de création.
Effectuez le raccourci clavier «CTRL +E accent aigu».
Ensuite, faites «TABULATION» jusqu’au bouton intitulé «Attribuer» et pressez la touche «Entrée».
Il reste maintenant à atteindre le bouton «Fermer» avec «TABULATION», dès que vous êtes positionnés sur ce bouton, pressez la touche «Entrée».
Attention, toutes vos manipulations seront désormais enregistrées dans la mémoire de la macro.
Alors, c’est le moment d’effectuer le travail que l’on désire automatiser !
Souvenez-vous que l’on peut saisir un caractère à partir de son code.
Le code du «É» est 144.
Alors, il faut saisir le code 144 sur le pavé numérique en laissant la touche «ALT» verrouillée.
Les utilisateurs de JAWS doivent penser à rendre actif le pavé numérique avant de saisir le code.
Bloquez la touche ALT, saisissez 144 et relâchez ALT.
Une fois le code saisi, ne touchez plus à rien.
Pour arrêter l’enregistrement, validez la commande suivante :
A partir du menu déroulant :
ALT, « Outils|Macro sous menu|Arrêter l’enregistrement ».
La création de la première macro est réalisée…
Désormais, à chaque fois que vous effectuerez le raccourci clavier «CTRL +E accent aigu», vous verrez apparaître un «e» accent aigu majuscule dans votre document Word.
Vous pouvez bien sûr enregistrer des manipulations différentes de celle que nous venons de réaliser, par exemple, la saisie de l’entête d’une lettre.
Pour atteindre le code VISUAL BASIC de la macro, activez l’éditeur VISUAL BASIC :
A partir du menu déroulant :
ALT, « Outils|Macro sous menu|Macro ».
Vous arrivez dans la liste des macros, choisissez la macro que nous venons de créer, puis faites tabulation jusqu’au bouton « Modifier » et pressez la touche entrée.
Vous arrivez dans le code de la macro, descendez avec flèche basse.
Toutes les lignes qui commencent par une apostrophe sont des lignes de commentaires qui sont ignorées, elles ne sont donc pas exécutées, vous pouvez donc vous-même créer des lignes de commentaires…
Ensuite vient le code VISUAL BASIC, puis l’instruction End sub qui signifie que le code de la macro s’arrête là.
Le code VISUAL BASIC qui correspond donc à la saisie d’un « E » accent aigu majuscule, est :
Selection.TypeText Text:="É"
Alors, pour déclencher par exemple l’écriture de votre nom :
Selection.TypeText Text:="Philippe BOULANGER"
Attention de bien placer la chaîne de caractères à écrire entre guillemets.
On verra, ultérieurement, que les valeurs traitées par le VISUAL BASIC peuvent être représentées de multiples manières, c’est pourquoi les guillemets sont ici nécessaires. Elles désignent un texte qui doit être traité comme tel…
Pour exécuter une macro VISUAL BASIC, vous n’êtes pas obligés d’utiliser un raccourci clavier.
Vous pouvez procéder comme suit :
A partir du menu déroulant :
ALT, « Outils|Macro sous menu|Macro ».
Vous arrivez dans la liste des macros, choisissez la macro à exécuter, puis faites tabulation jusqu’au bouton « exécuter» et pressez la touche entrée.
Pour supprimer une macro :
A partir du menu déroulant :
ALT, « Outils|Macro sous menu|Macro ».
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre à l’écran, vous êtes dores et déjà positionnés dans la liste des macros. Appuyez sur «flèche basse» jusqu’à entendre le nom de la macro que vous souhaitez supprimer.
Dès que vous avez entendu le nom de la macro, faites «TABULATION» jusqu’au bouton intitulé «Supprimer» et pressez la touche «Entrée».
Word vous demande alors une confirmation de suppression de la macro sélectionnée, pressez la touche «Entrée».
Ensuite, faites «TABULATION» jusqu’au bouton intitulé «Fermer» et pressez la touche «Entrée».
Maintenant nous allons créer une macro intéressante…
Je vous propose de créer deux mini macros associées, la première macro s’intitulera PoseMarque, elle sera assignée à la touche de fonction F2, sont rôle sera de poser une marque de début de texte à supprimer.
La deuxième macro s’intitulera SupSelection, elle sera assignée au raccourci clavier CTRL +F2, elle supprimera le texte depuis le marqueur de début de sélection jusqu’à la position courante.
Lancez WORD et ouvrez un document contenant du texte.
Nous allons créer la première macro, PoseMarque.
Ouvrez la boîte de dialogue de création de macro :
Menu déroulant, ALT, « Outils|Macro sous menu|Nouvelle macro ».
Saisissez le nom de la macro, PoseMarque.
Faites deux fois tabulation, vous êtes sur le bouton « Clavier », pressez la barre d’espacement.
Dans la seconde fenêtre, pressez la touche à affecter à la nouvelle macro, dont pressez la touche F2.
Faites tabulation jusqu’au bouton « Attribuer » et pressez la touche entrée.
Faites tabulation jusqu’au bouton « Fermer » et pressez la touche entrée.
Voilà, vous êtes en situation d’enregistrement, saisissez alors :
/départ/
N’oubliez pas d’encadrer départ par des barres obliques de façon que ce texte ne puissent pas être confondu par un éventuel départ se trouvant dores et déjà dans le contenu du texte…
Maintenant arrêtez l’enregistrement depuis le menu déroulant :
ALT, « Outils|Macro sous menu|Arrêter l’enregistrement ».
Vous pouvez maintenant aller voir le code de cette macro, il sera bien sûr :
Selection.TypeText Text:="/début/"
Maintenant nous devons créer la seconde macro, SupSelection.
Positionnez-vous plus loin dans votre texte.
Ouvrez la boîte de dialogue de création de macro :
Menu déroulant, ALT, « Outils|Macro sous menu|Nouvelle macro ».
Saisissez le nom de la macro, SupSelection.
Faites deux fois tabulation, vous êtes sur le bouton « Clavier », pressez la barre d’espacement.
Dans la seconde fenêtre, réalisez le raccourci clavier à affecter à la nouvelle macro, dont CTRL +F2.
Faites tabulation jusqu’au bouton « Attribuer » et pressez la touche entrée.
Faites tabulation jusqu’au bouton « Fermer » et pressez la touche entrée.
Voilà, vous êtes en situation d’enregistrement.
Saisissez /fin/, n’oubliez pas d’encadrer cette marque par des barres obliques.
Envoyez votre curseur au début du document en réalisant le raccourci clavier CTRL +Origine, ouvrez la fenêtre de recherches avec CTRL +F, saisissez /début/ (avec les barres obliques), pressez la touche entrée.
Refermez la fenêtre de recherches avec « Échappement », activez le mode sélection en pressant la touche F8, activez une nouvelle fois la fenêtre de recherches avec CTRL +F, saisissez maintenant /fin/ (avec les barres obliques), pressez la touche entrée.
Refermez la fenêtre de recherches en pressant la touche « Échappement », pressez la touche Supprime.
Les manipulations sont terminées…
Vous devez maintenant arrêter l’enregistrement depuis le menu déroulant :
ALT, « Outils|Macro sous menu|Arrêter l’enregistrement ».
Voilà, désormais, lorsque vous souhaiterez supprimer du texte durant sa lecture, vous poserez la première marque en pressant la touche F2, vous continuerez la lecture, vous poserez la seconde marque en réalisant le raccourci clavier CTRL +F2, le texte situé entre les deux marques sera supprimé, ainsi que les marques elles-mêmes.
La première macro va s’intitulée AtteindreA1. Son rôle ? Pas grand-chose…
Elle va juste permettre d’atteindre la cellule A1 et nous allons lui assigner le raccourci clavier CTRL +Y.
Activez la boîte de Dialogue de création de nouvelle macro depuis le menu déroulant :
ALT, « Outils|Macro sous menu|Nouvelle macro ».
Dans la première zone d’édition, saisissez le nom de la macro, AtteindreA1.
Faites tabulation, vous êtes dans une nouvelle zone d’édition, elle s’intitule « Touche de raccourci ». Pour que le raccourci soit CTRL +Y, écrivez uniquement le « Y ».
Faites tabulation, vous arrivez dans une zone à liste déroulante intitulée : « Enregistrer la macro dans ».
Avec les flèches verticales, choisissez : « Dans ce classeur ». Ainsi, le raccourci clavier ne sera pas utilisé dans les autres classeurs…
Faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche entrée.
L’enregistrement débute…
Ouvrez la fenêtre atteindre en pressant la touche de fonction F5.
Saisissez la cellule à atteindre, donc A1, puis pressez la touche entrée.
Maintenant nous devons arrêter l’enregistrement depuis l’option de menu :
ALT, « Outils|Macro sous menu|Arrêter l’enregistrement ».
Voilà, désormais dans ce classeur, le raccourci clavier CTRL +Y activera la cellule A1.
Maintenant allons voir le code de cette macro depuis la boîte de dialogue :
ALT « Outils|Macro sous menu|Macro ».
Dans la boîte de dialogue « Macro », à partir de la liste de vos macros, il est difficile de sélectionner le nom d’une macro…
C’est pourquoi vous allez parfois devoir joindre JAWS à PC, descendre sur le nom de la macro à sélectionner, réaliser un clic gauche sur son nom, et vous remettre en curseur PC.
Maintenant, faites tabulation jusqu’au bouton « Modifier » et pressez la touche entrée.
La ligne de code VISUAL BASIC qui permet d’atteindre la cellule A1 est :
Application.Goto Reference:="R1C1"
Les références de la cellule à atteindre sont ici entre
guillemets, vous devez d’abord spécifier le numéro de la ligne précédé d’un
« R », qui signifie « rang », puis, le numéro de la colonne
précédé d’un « C », qui signifie « Column ».
Durant la création d’une nouvelle macro depuis la boîte de dialogue :
Menu déroulant, ALT, « Outils|Macro sous menu|Nouvelle macro », Vous disposez d’une zone d’édition intitulée « Description ».
Cette zone de texte permet d’expliquer clairement le rôle de la macro.
Vous pouvez donc saisir librement le texte de votre choix…
Cette description peut être extrêmement pratique, elle donne des informations sur le rôle que joue la macro, et ce, auprès de personnes qui ne connaissent pas le VISUAL BASIC.
Mais cette description peut également vous rendre service, si vous créez régulièrement des macros, avec le temps, vous risquez d’oubliez le rôle que jouent certaines macro…
Lorsque vous désirerez créer une macro dans laquelle vous allez saisir l’intégralité du code vous-mêmes, vous devez au préalable créer une macro vide.
Pour ce faire, débutez l’enregistrement d’une nouvelle macro en validant l’option de menu :
ALT, « Outils|Macro sous menu|Nouvelle Macro ».
Dans la boîte de dialogue, saisissez le nom de la macro, la description, choisissez l’endroit où doit être enregistrée la macro, puis sélectionnez le raccourci clavier à assigner à la macro, lancez l’enregistrement…
Vous arrivez dans votre document ou votre classeur, arrêtez l’enregistrement immédiatement à partir de l’option de menu :
ALT, « Outils|Macro sous menu|Arrêter l’enregistrement ».
Voilà, vous pouvez maintenant aller dans l’éditeur VISUAL BASIC depuis le menu déroulant :
ALT, « Outils|Macro sous menu|Macro ».
Dans la boîte de dialogue, vous sélectionnez le nom de la macro que vous venez de créer puis vous validez le bouton « Modifier ».
Voilà, vous êtes dans le code de la macro…
Philippe BOULANGER