FUSION ET
PUBLIPOSTAGE
La création
Le Mailing permet d’envoyer un courrier identique à une liste de correspondant.
Afin d’éviter la saisie de toutes les lettres, le Mailing propose la création d’une lettre type contenant du texte et des champs.
Le texte correspond aux informations communes de la lettre type pour tous les correspondants.
Les champs correspondent aux informations de la lettre type spécifiques
A un individu, donc a un correspondant.
Le but du jeu est de créer une liste de correspondants et une lettre type.
Dans la liste des correspondants, l’on saisira les données spécifiques aux destinataires, par exemple :
Titre, nom, prénom, adresse ETC
Une information est appelée un champ et l’ensemble des informations se rattachant à un même individu est appelé enregistrement.
La lettre type elle, devra être écrite une seule fois pour toutes. Lorsque l’on devra y saisir des informations communes pour tous les correspondants, l’on écrira le texte d’une manière tout à fait ordinaire.
En revanche, lorsqu’il s’agira d’informations spécifiques à un individu, l’on insèrera des champs.
Activez le logiciel WORD XP.
Dans le document vierge qui vient d’apparaître à l’écran, activez le menu déroulant avec <ALT>.
Appuyez sur <Flèche droite> jusqu’à atteindre l’option de menu intitulée <Outils>.
Appuyez jusqu’à <Flèche bas> jusqu’à atteindre le sous menu <Lettres et publipostage>.
Pressez la touche <Entrée>.
Aussitôt, vous êtes positionnés sur l’option intitulée <assistant fusion et publipostage>.
Il s’agit là de l’outil que nous recherchons, pressez la touche <Entrée>.
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre à l’écran, nous sommes immédiatement positionnés sur un bouton radio dont l’item sélectionné par défaut est le bon.
Il s’agit du choix <Lettre>.
Faites <TABULATION> sur le lien intitulé <Suivant document de base>.
Pressez la touche <Espace> de votre clavier.
Dans la seconde boîte de dialogue, vous atterrissez également dans un bouton radio.
L’option sélectionnée par défaut est la bonne, il s’agit de <Utiliser le document actuel>.
Faites <TABULATION> jusqu’à atteindre le lien intitulé
<Suivant sélection des destinataires>.
Pressez la touche <Espace> de votre clavier.
Dans la troisième boîte de dialogue qui s’affiche, vous êtes une nouvelle fois dans un bouton radio.
Par défaut, WORD vous propose une liste de destinataires déjà existantes.
Pour la première utilisation, nous allons devoir créer une liste. Il ne faut pas conserver l’item par défaut.
Pressez la touche <Flèche bas> jusqu’à entendre l’item intitulé <Saisie d’une nouvelle liste>.
Faites <TABULATION> jusqu’au lien intitulé <Créer> puis, pressez la touche <Espace>.
Voilà, vous venez d’arriver dans la boîte de dialogue qui va vous permettre de créer les destinataires du courrier.
Un enregistrement comportant des champs est activé.
Un enregistrement est spécifique à un destinataire et il est composé de champs.
Vous êtes de suite positionnés dans le champs intitulé Titre>.
Vous devez y saisir Monsieur, Madame, Monsieur le Directeur ETC
Ensuite, appuyez sur <Flèche bas> afin d’atteindre le champ suivant. Cette fois, il s’agit du nom.
Écrivez, par exemple, MARTIN.
Allez, pressez la touche <Flèche bas pour atteindre le troisième champ, il s’agit du prénom>.
Saisissez le prénom et continuer ainsi jusqu’au dernier champ de l’enregistrement.
Vous n’êtes pas obligés de saisir les champs qui ne vous intéressent pas.
Lorsque vous arrivez sur le bouton intitulé <Nouvelle Entrée>, pressez la touche <Entrée>.
Le premier enregistrement est saisi.
Vous pouvez commencer à saisir l’enregistrement suivant et ainsi de suite.
Lorsque vous venez de saisir votre dernier enregistrement, vous ne devez pas valider le bouton intitulé <Nouvelle entrée>.
Faites <TABULATION> jusqu’au bouton <Fermer> et pressez la touche <Entrée>.
Alors, vous arrivez dans une nouvelle boîte de dialogue.
Il s’agit de l’enregistrement de la liste de destinataires que vous venez de créer.
Saisissez immédiatement le nom de cette liste.
Si vous ne changer pas le chemin d’enregistrement de ce document, votre liste de destinataires sera enregistrée dans le dossier intitulé <Mes sources de données> se trouvant dans le dossier <Mes documents>.
Vous devez valider cette fenêtre.
Maintenant, vous arrivez dans une boîte de dialogue de consultation et de mise à jour de la liste de destinataire que vous venez de créer.
Faites <TABULATION> jusqu’au bouton <OK> et pressez la touche <Entrée>.
Voilà, vous êtes revenus dans la boîte de dialogue qui contenait le lien <Créer> lequel vous aviez validé.
Faites <TABULATION> jusqu’au lien intitulé <Suivant écriture de votre lettre>. Pressez la touche <Espace>.
Vous arrivez dans votre document de départ qui est toujours vierge.
Par défaut, vous êtes dans la barre d’outils de <Fusion et publipostage> qui s’est activée automatiquement.
Faites <échappement>.
Maintenant tout est ok, vous pouvez écrire votre lettre type.
Nous allons commencer par insérer les champs de la partie destinataire. Pour chacune des insertions de champs, procédez à la démarche suivante :
Pressez la touche <ALT> du clavier, puis effectuez le raccourci clavier <CTRL +TAB> autant de fois que nécessaire jusqu’à entendre <Préparation du document principal>.
Vous venez d’arriver dans la barre d’outils de <Fusion et publipostage>.
Appuyez sur <Flèche droite> jusqu’à atteindre le bouton intitulé <Insérer les champs de fusion>, puis pressez la touche <Entrée>.
Vous arrivez directement dans la liste des champs. Vous pouvez vous y déplacer avec les flèches Bas/Haut.
Positionnez-vous sur le champ <Titre> puis pressez la touche <Entrée>.
Une boite de dialogue s’ouvre à l’écran, pressez la touche <échappement>.
Le champ est inséré à l’emplacement du curseur.
Pressez la barre d’espacement pour séparer le titre du prénom et maintenant, insérez le prénom en procédant de la même manière que pour le titre.
Ensuite, insérez le nom.
Afin d’aérer votre partie destinataire, pressez 2 fois la touche <Entrée>.
Vous pouvez insérer le champ adresse 1 et pressez la touche <Entrée>.
Insérez le champ adresse 2 et pressez la touche <Entrée>.
Insérez champ code postal, faites un espace et insérez le champ ville.
Faites <Entrée> pour passer à la ligne suivante.
Écrivez en toute lettre <Téléphone>, faites un espace et insérez le champ <téléphone>.
Lorsque vous aurez terminé la partie destinataire, saisissez en toute lettre, plus bas dans le document, la partie expéditeur, l’objet du courrier et la date de création.
Descendez encore plus bas et écrivez le corps de votre lettre.
Voilà, la lettre type est terminée.
Maintenant, vous pouvez enregistrer votre lettre. Je vous conseil d’enregistrer vos lettres type dans un dossier réservé pour ce type de documents.
Nous allons activer la fusion.
Retournez dans la barre d’outils de <Fusion et publipostage> de la même manière que précédemment.
Mais cette fois, recherchez le bouton intitulé <Fusionner vers un document>, puis faites <Entrée>.
Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre à l’écran, faites <TABULATION> jusqu’au bouton intitulé <OK>.
Pressez la touche <Entrée>.
Un nouveau document vient d’être créé.
Dans ce document, vous trouverez autant de pages que de correspondants de votre liste de destinataires
Chaque page correspond à un courrier.
Il y aura donc autant de pages que de correspondants.
Vous pouvez enregistrer ce document mais vous pouvez aussi l’imprimer.
En tout cas, lorsque vous le quitterez, vous retomberez dans la lettre type.
Vous pourrez alors fermer WORD avec le raccourci clavier <ALT +F4>.
Philippe BOULANGER