WORD
2002 Les tableaux
Le sommaire :
Dans WORD vous pouvez créer un tableau de la façon suivante :
Positionnez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer le
tableau.
Maintenant activez le menu déroulant en pressant la touche ALT,
flèche droite jusqu’à atteindre le menu « Tableau », puis flèche
basse jusqu’au sous menu « Insérer ».
Pressez la touche entrée pour vous introduire dans le sous menu,
normalement vous devriez être positionnés sur le choix intitulé
« Tableau », pressez la touche entrée.
Une boîte de dialogue apparaît à l’écran.
Vous atterrissez directement dans une liste contenant le nombre de
colonnes souhaitées. Dans notre exemple, choisissez la valeur 3.
On diminue la valeur avec flèche basse et on l’augmente avec
flèche haute.
Maintenant, faites tabulation afin de vous positionner sur la
liste contenant le nombre de lignes, et réalisez la même sélection,
c’est-à-dire la valeur 3.
Faites tabulation et vous arriverez sur un bouton radio.
Si JAWS vous annonce le premier choix, c’est-à-dire
« Largeur de colonne fixe », pressez flèche basse afin
de choisir « Ajuster au contenu ».
Faites tabulation 3 fois et vous arriverez sur un bouton radio
intitulé :
« Mémoriser les dimensions pour les nouveaux tableaux ».
Si vous cochez cette option avec la barre d’espacement, les propriétés
actuelles de création de tableaux vous seront proposées la prochaine fois que
vous reviendrez dans cette boîte de dialogue.
Ensuite, pour valider la boîte de dialogue, faites tabulation pour
vous positionner sur le bouton « Ok » et pressez la touche entrée.
Vous retournez directement dans le document, mais un tableau sera
inséré à l’endroit exact où se trouvait votre curseur.
Le curseur, d’ailleurs, sera placé dans la première cellule du
tableau, c’est-à-dire dans la ligne 1, colonne 1.
Avant que je vous donne quelques raccourcis pratiques quant à la
lecture du tableau avec JAWS, je vous rappelle que vous avez accès aux options
de verbosité qui vous permettront de configurer le comportement de JAWS durant
vos déplacements dans le tableau.
Pour ce faire, réalisez le raccourci clavier Insère +V.
Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, circulez dans
les options de verbosité avec les flèches verticales de votre clavier.
À chaque fois que JAWS vous lit le nom de l’option, il vous
précise l’état de cette dernière, que vous pouvez modifier en pressant la barre
d’espacement.
C’est ainsi que vous pourrez modifier le comportement de JAWS pour
les opérations de circulations à travers les cellules du tableau.
Lorsque votre configuration de verbosité sera réalisée, pressez la
touche entrée.
Sinon, voici quelques bons raccourcis clavier pour obtenir des
informations ou pour circuler dans un tableau :
Pour entendre les références de la cellule courante, réalisez le
raccourci clavier Insère +C ou Insère +Supprime.
Pour entendre le contenu de la cellule ainsi que ses références,
réalisez le raccourci clavier Insère +TAB.
Pour descendre et pour monter à l’intérieure d’une colonne,
pressez flèche basse et flèche haute.
Pour circuler horizontalement dans une ligne, utilisez TABULATION
pour cellule suivante et MAJ +TAB pour cellule précédente.
Mais attention, lorsque vous êtes positionnés dans la dernière
cellule du tableau, le fait de presser la touche TABULATION vous crée une
nouvelle ligne et vous introduit dans la première cellule de cette ligne.
Vous devez donc toujours penser que si vous ne souhaitez pas créer
une nouvelle ligne, vous ne devez pas sortir du tableau avec TABULATION.
Les flèches peuvent vous permettent de sortir simplement d’un
tableau, mais vous pouvez également utiliser les raccourcis traditionnels de
déplacement, CTRL +Origine pour début du document et CTRL +Fin pour
fin du document.
Le raccourci clavier ALT +1 du pavé alphanumérique vous donne
le titre de la colonne courante.
ALT +7 vous donne le titre de la ligne courante.
Allez maintenant, saisissons quelques données à l’intérieur de
notre tableau :
Comme vous êtes positionnés dans la première cellule du tableau,
écrivez le titre de la première colonne, « Noms ».
Faites tabulation et écrivez le titre de la colonne numéro 2, en
l’occurrence, « Prénoms ».
Faites encore tabulation afin d’atteindre la première cellule de
la troisième colonne et écrivez « Ages ».
Faites tabulation, vous voici dans la première cellule de la ligne
2, c’est-à-dire, juste dessous le titre
« Noms ».
Écrivez un nom de famille, faites tabulation, écrivez un prénom,
faites tabulation, écrivez l’âge de la personne.
Lorsque vous ferez tabulation une nouvelle fois, vous serez
positionnés dans la première cellule de la troisième ligne, vous pourrez alors
saisir le contenu de cette ligne, c’est-à-dire une seconde personne.
La sélection
Afin de ne pas vous remplir la tête de raccourcis clavier, je vous
propose de procéder comme suit pour sélectionner une partie ou l’intégralité du
tableau :
Si vous souhaitez sélectionner une cellule, une ligne ou une
colonne, positionnez vous à l’endroit précis ou le traitement de sélection doit
être appliqué.
Activez le menu déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’au menu
Tableau, flèche basse jusqu’au sous menu Sélectionner et pressez la touche
entrée.
Vous voici introduits dans une liste de commandes qui vous
permettra de choisir votre sélection en pressant la touche entrée sur le type
de sélection qui vous conviendra le mieux.
La suppression
Pour supprimer une partie ou l’intégralité d’un tableau, je vous
propose de procéder de la même manière que pour l’opération de sélection.
Positionnez-vous à l’endroit du tableau où vous souhaitez
appliquer la suppression. Activez le menu déroulant avec ALT, flèche droite
jusqu’au menu Tableau, flèche basse jusqu’au sous menu Supprimer, puis entrée.
Choisissez également la commande de votre choix et pressez la
touche entrée.
De toute manière, vous pouvez accéder aux principales options de
propriétés de votre tableau en pressant la touche Applications. C’est ainsi que
vous pourrez choisir l’alignement du contenu d’une cellule, modifier la taille
du tableau ETC
La fusion de cellules :
Il vous est possible de fusionner plusieurs cellules. Cette
opération permet de créer une grande cellule ayant la largeur ou la hauteur de
plusieurs cellules.
C’est intéressant par exemple dans le cadre de l’insertion du
titre général d’un tableau.
Pour ce faire, sélectionnez la première ligne de votre tableau,
activez le menu déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’au menu Tableau, flèche
basse jusqu’à la commande intitulée
« fusionner les cellules » et pressez la touche entrée.
Dans WORD, vous pouvez facilement trier, par ordre alphabétique, les différentes lignes de votre tableau.
Ici, nous allons activer la barre d’outils spécifique aux opérations de tableaux.
Activez le menu déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’à »Affichage », flèche basse jusqu’au sous menu intitulée « Barre d’outils », puis introduisez-vous dans le sous menu avec flèche droite.
Maintenant, descendez avec flèche basse jusqu’à atteindre « Tableaux et bordures» et pressez la touche entrée.
Voilà, la barre d’outils est activée, ultérieurement, vous pourrez la désactiver en réalisant la même opération.
Dans votre tableau, positionnez-vous dans la cellule pour laquelle le trie doit débuter, bien sûr, vous ne devez pas être positionnés dans la ligne contenant les différents titres de vos colonnes.
Ensuite, activez le menu déroulant avec ALT, puis réalisez le raccourci clavier CTRL +TAB jusqu’à atteindre la barre d’outils « Tableaux et bordures ».
Le premier bouton que vous devriez entendre est : « Dessiner un tableau ».
Alors, faites tabulation jusqu’à atteindre l’un des 2 boutons de votre choix, « Tri croissant » ou « Tri décroissant «, puis pressez la touche entrée.
Votre curseur sera automatiquement replacé dans le tableau, le tri sera réalisé…
Voici une seconde solution :
Pour réaliser l’opération, nous
allons créer un tableau et le remplir…
Lancez WORD.
Ouvrez la boîte de dialogue
d’insertion de tableau depuis le menu déroulant :
ALT, « Tableau|Insérer sous
menu|Tableau ».
Dans la boîte de dialogue qui
apparaît à l’écran, vous êtes dans une liste contenant le nombre de colonnes à
insérer, pressez flèche basse jusqu’à la valeur 3, faites tabulation, pour le
nombre de lignes choisissez la valeur 2.
Faites tabulation, vous arrivez
dans un bouton radio concernant la largeur des colonnes, pressez flèche basse
pour entendre :
« Ajuster au contenu ».
Maintenant, faites tabulation
jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche entrée.
Voilà, vous êtes de retour dans
le document, le tableau est inséré, vous êtes d’ailleurs dans la première
cellule de ce tableau.
Nous allons saisir d’abord les
titres de colonnes, puis, les différentes données du tableau.
Écrivez le titre NOMS,
tabulation, le titre PRÉNOMS, tabulation, le titre ADRESSES DE MESSAGERIES,
tabulation, le premier nom, tabulation, le premier prénom, tabulation, la
première adresse de messagerie, tabulation, le deuxième nom, tabulation, le
deuxième prénom, tabulation, la deuxième adresse de messagerie etc.
Maintenant nous allons mettre en
forme les 3 titres de colonnes…
Allez dans la première ligne du
tableau en réalisant le raccourci clavier CTRL +Origine.
Pour sélectionner la ligne,
validez la commande du menu déroulant :
ALT, « Tableau|Sélectionner
sous menu|Ligne ».
Ouvrez la boîte de dialogue des
propriétés de police de caractères, CTRL +D ou option de menu :
ALT, « Format|Police ».
Choisissez par exemple le style
gras, 14 points et en rouge…
Pressez la touche entrée sur le
bouton « Ok ».
Maintenant nous allons centrer
les titres, CTRL +E ou option de menu :
ALT,
« Format|Paragraphe ».
Dans la liste, flèche basse
jusqu’à « Centrer », pressez la touche entrée, puis tabulation
jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche entrée.
Allez, définissons réellement ces
données comme des titres de colonnes…
Validez la commande :
ALT, « Tableau|Titre ».
Bon, nous allons réaliser un tri
croissant sur le nom puis un sous tri sur le prénom.
Ouvrez la boîte de
dialogue :
ALT,
« Tableau|Trier ».
Dans cette boîte de dialogue, nous
pouvons définir 3 tris, mais ici dans notre exemple, nous allons nous contenter
de réaliser un tri principal par ordre alphabétique croissant sur la colonne
« Noms « , puis un deuxième tri par ordre alphabétique croissant
sur la colonne « Prénoms ».
Dans cette boîte de dialogue, un
tri est appelé une clef.
Vous êtes directement dans la
première clef, avec les flèches verticales, choisissez noms.
Faites 3 fois tabulation, vous
devez choisir « Croissant » ou « décroissant » pour la
première clef, par défaut le choix est croissant…
Faites tabulation, vous êtes sur
la deuxième clef, choisissez « Prénoms », puis, finalement, faites
tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche entrée…
De toute manière, nous avions les
mêmes options pour les 3 clefs de tri disponibles…
Dans WORD, vous pouvez facilement calculer et insérer la somme de toutes les valeurs saisie dans une colonne.
Ici, nous allons activer la barre d’outils spécifique aux opérations de tableaux.
Activez le menu déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’à »Affichage », flèche basse jusqu’au sous menu intitulée « Barre d’outils », puis introduisez-vous dans le sous menu avec flèche droite.
Maintenant, descendez avec flèche basse jusqu’à atteindre « Tableaux et bordures» et pressez la touche entrée.
Voilà, la barre d’outils est activée, ultérieurement, vous pourrez la désactiver en réalisant la même opération.
Dans votre tableau, positionnez-vous dans la dernière cellule d’une colonne contenant les valeurs numériques dont nous souhaitons obtenir la somme.
Ensuite, activez le menu déroulant avec ALT, puis réalisez le raccourci clavier CTRL +TAB jusqu’à atteindre la barre d’outils « Tableaux et bordures ».
Le premier bouton que vous devriez entendre est : « Dessiner un tableau ».
Alors, faites tabulation jusqu’à atteindre le bouton intitulé « Somme automatique » et pressez la touche entrée.
La somme de la colonne sera automatiquement calculée et insérée dans la cellule courante.
Cette somme se présente sous la forme d’un champ.
Ultérieurement, si vous modifiez les valeurs de la colonne, vous devrez demander à WORD de recalculer la somme de la colonne.
Pour ce faire, positionnez-vous directement sur le champ de la somme automatique, pressez la touche « Applications », puis, avec flèche basse, descendez sur l’option de menu intitulée « Mettre à jour les champs », pressez la touche entrée.
Vous constaterez que la somme a été recalculée…
Dans un tableau, vous pouvez insérer une formule à l’intérieure d’une cellule. Une formule est une fonction qui va effectuer le calcul demandé. Le résultat du calcul sera affiché dans la cellule contenant la formule.
Dans l’exemple à venir, nous allons insérer une formule qui va calculer la somme d’une colonne.
Une formule est une fonction qui contient des paramètres.
La fonction peut être :
Sum, pour calculer une somme, Produit, pour calculer un produit, Max, pour rechercher la plus grande des valeurs, Min, pour rechercher la plus petite des valeurs Etc…
Les paramètres, ce sont généralement les coordonnées des cellules du tableau qui sont concernées par le calcul de la fonction.
Tout comme dans EXCEL, les coordonnées de cellules sont représentées par une lettre et un nombre.
Les colonnes sont représentées par les lettres de l’alphabet, de la gauche vers la droite, A B C D Etc…
Les lignes quant à elles, sont représentées par un nombre entier qui désigne la position de la ligne dans le tableau, 1, 2, 3, 4 Etc…
Par conséquent, la deuxième cellule de la deuxième ligne se note B2.
C’est ainsi, qu’à l’intérieure d’une fonction, nous allons pouvoir spécifier les coordonnées des cellules concernées par le calcul.
Positionnez le curseur à l’intérieure de la cellule devant recevoir la formule.
Activez le menu déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’à « Tableau », puis flèche basse jusqu’à atteindre l’option de menu intitulée « Formule », pressez la touche entrée.
Une boîte de dialogue apparaît à l’écran.
Faites tabulation jusqu’à atteindre la zone d’édition intitulée : « Insérer une fonction ».
Avec vos flèches verticales, choisissez la fonction de votre choix. Vous pouvez également circuler dans cette liste en pressant la première lettre de la fonction recherchée.
Ici, recherchez la fonction intitulée « Sum ».
Ensuite, pressez la touche entrée.
Vous êtes directement positionnés dans une zone d’édition intitulée « Formule ».
Faites origine pour vous placer au début de la zone d’édition.
Vous devez conserver uniquement le signe « égal », le nom de la fonction, en l’occurrence ici, « Sum », puis la parenthèse gauche.
Vous pouvez supprimer tous les autres caractères se trouvant sur la droite.
Nous devons maintenant saisir au clavier les coordonnées des cellules concernées avant de refermer la parenthèse.
Entre chacune des coordonnées de cellules, vous devez saisir le séparateur « Point virgule ».
Par exemple, si vous souhaitez calculer la somme des cellules A2, A4 et A6, vous devez écrire :
=sum(A2;A4;A6)
Mais vous pouvez aussi saisir directement les deux cellules situer à l’extrémité d’une plage de cellules. Dans ce cas, vous devez remplacer le « Point Virgule » par le signe « Deux points ».
Par exemple, pour calculer la somme de A2 jusqu’à A6, écrivez ceci :
=Sum(A2:A6)
Dans cette formule, les cellules concernées par le calcul de la somme seront : A2, A3 , A4, A5 et A6.
Maintenant vous pouvez choisir un format de cellule pour l’affichage du résultat.
Faites tabulation une seule fois pour atteindre la liste intitulée « Formats ».
Avec vos flèches verticales, choisissez un format d’affichage, par exemple, ici, 0 Euros.
Pour finir, faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche entrée.
Votre curseur sera automatiquement replacé dans la cellule qui contient, maintenant, le résultat de la formule.
Ce résultat est représenté par un champ.
Pour annuler le champ que vous venez d’insérer, réalisez le raccourci clavier CTRL +Z.
Pour modifier le champ, pressez la touche « Applications », descendez avec flèche basse sur la commande intitulée « Modification du champ » et pressez la touche entrée.
Si les valeurs de cellules concernées par une formule sont modifiées, vous pouvez recalculer le résultat de la formule de la façon suivante :
Positionnez votre curseur sur le champ contenant la formule, pressez la touche « Applications », descendez avec flèche basse sur la commande intitulée « Mettre à jour les champs » et pressez la touche entrée.
Philippe BOULANGER