La fonction
Validation
Cette fonction
D’EXCEL permet de contrôler les données saisies par l’utilisateur.
A titre
d’exemple, nous allons travailler sur une colonne qui sera uniquement autorisée
à recevoir un format de date.
A partir d’une
feuille vierge, saisissez le titre DATE dans la cellule A1.
Positionnez-vous
dans la cellule A2.
Nous allons
sélectionner toute la colonne de la façon suivante :
Activez le mode
de sélection en pressant la touche F8.
Ouvrez la
fenêtre « Atteindre » en pressant la touche de fonction F5.
Dans la boîte de
dialogue, saisissez les coordonnées A500.
Pressez la
touche entrée.
Voilà, la
colonne de A2 à A500 est sélectionnée.
Procédons
maintenant à la création du format de cellules.
Activez le menu
déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’à « Format », flèche basse
jusqu’à « Cellules » et pressez la touche entrée.
Dans la boîte de
dialogue qui apparaît à l’écran, réalisez le raccourci clavier CTRL+TAB
jusqu’à activer l’onglet
« Nombres ».
Ensuite, faites
une seule fois tabulation pour vous positionner dans la liste des catégories.
Avec flèche
basse, descendez jusqu’à atteindre la catégorie « Date », puis,
faites tabulation.
Dans la liste
des formats disponibles pour la catégorie « Date », descendez avec
flèche basse jusqu’à trouver le format « 14 Mars 2001 ».
Maintenant,
faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche entrée.
De retour dans votre
feuille de calculs, réactivez le menu déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’à
« Données », flèche basse jusqu’à « Validation » et pressez
la touche entrée.
Une boîte de
dialogue apparaît à l’écran.
Faites
CTRL +TAB jusqu’à activer l’onglet « Options ».
Faites une seule
fois tabulation, vous arriverez sur une liste intitulée
« Autoriser ».
Avec vos flèches
verticales, vous devez choisir le type de données qui sera autorisé, en
l’occurrence, ici, dans notre exemple, choisissez « Date ».
Ensuite, faites
deux fois tabulation pour atteindre la zone d’édition dans laquelle nous devons
saisir la date de début, c’est-à-dire la date la plus ancienne qui sera
autorisée.
Saisissez par
exemple 1janvier2007
Faites
tabulation.
Vous êtes
maintenant dans la zone d’édition dans laquelle nous allons saisir la date de
fin, c’est-à-dire la date la plus loin dans l’avenir qui sera autorisée.
Saisissez par
exemple 31décembre2007
Faites
tabulation.
Vous arrivez
dans une case à cochée intitulée :
« Ignorer
si vide ».
Si vous cochez
cette option, la saisie de la cellule sera obligatoire, ici, dans notre
exemple, ne cochez pas cette option.
Faites
CTRL +TAB jusqu’à activer l’onglet « Alerte d’erreur ».
Faites une seule
fois tabulation, vous arriverez sur la case à cocher intitulée :
« Quand des
données non valides sont tapées ».
Si cette option
n’est pas cochée, cochez-là en pressant la barre d'espacement.
Faites
tabulation.
Vous arrivez
dans une liste, avec vos flèches verticales, choisissez le style du message,
ici, dans notre exemple, choisissez le style « Arrêt ».
Faites
tabulation.
Maintenant,
saisissez le titre de la fenêtre d’erreur, par exemple,
« Attention ! ».
Faites
tabulation, saisissez le message d’erreur, par exemple :
« Vous
venez de saisir un format de date invalide, recommencez ! ».
Voilà,
maintenant faites tabulation jusqu’au bouton « Ok" » et pressez
la touche entrée.
Vous êtes de
retour dans la feuille de calculs, désélectionnez la colonne en réalisant le
raccourci clavier CTRL +Origine.
Faites un essai,
vous constaterez que si vous ne saisissez pas un bon format de date dans une
cellule comprise de A2 à A500, vous aurez le message d’erreur que vous venez de
personnaliser…
Philippe
BOULANGER