WORD 2002 Les modèles de documents

Le sommaire :

Introduction.
Créer un modèle.
Exemple avec la création d’une macro dans le modèle personnel.
Exemple avec la création d’un style dans le modèle personnel.
Modifier un modèle personnel.
Attacher un document WORD à un modèle personnel
Réparer WORD en supprimant le modèle NORMAL.

Introduction

Lorsque vous ouvrez le logiciel Microsoft WORD, un document est automatiquement ouvert est il est placé en arrière plan.

Ce document s’appelle NORMAL .DOT, il s’agit d’un document modèle.

NORMAL est donc un document de type modèle et il contient les différentes mises en forme de base. D’ailleurs, son extension est « DOT », D, O, T, et non pas « DOC », D, O, C.

A titre d’exemple, essayez ceci :

Dès que vous arrivez dans un document vierge, activez le menu déroulant avec ALT, pressez flèche droite jusqu’à atteindre « Format », puis flèche basse jusqu’à « Style et mise en forme ». Pressez la touche entrée.

Vous atterrirez directement dans une liste contenant les styles qui sont proposés dans le modèle NORMAL.

Maintenant refermez cette fenêtre avec « Échappe ».

Lorsque vous créez un nouveau style ou une macro, eh bien, lors de la création de ces outils complémentaires, si vous ne spécifiez pas la cible de l’enregistrement durant les différentes étapes de la création, votre style et votre macro seront enregistrés dans le document modèle NORMAL.DOT.

Ainsi, dès la prochaine ouverture de WORD, comme le document NORMAL sera automatiquement ouvert en premier, vos créations de styles et de macros seront présentes, disponibles pour élaborer vos nouveaux documents.

On peut donc facilement en déduire que, tous les styles et les macros qui ont été enregistrés dans NORMAL.DOT, sont accessibles à partir de tous vos documents.

D’ailleurs, le document modèle NORMAL ne contient pas que les styles et les macros !

Tiens, par exemple, si vous souhaitez changer votre police de caractères par défaut parce que vous en avez marre de vous farcir systématiquement « TIMES NEW ROMAN », 12 points et compagnie, rien de plus simple…

Activez la fenêtre de police de caractères en réalisant le raccourci clavier CTRL +D, puis effectuez vos modifications pour la nouvelle police. Prenez par exemple « Verdana », puis faites tabulation jusqu’au bouton intitulé « Par défaut » et pressez la touche entrée.

WORD vous affichera un message d’avertissement.

Il vous demandera si vous êtes sûr de vouloir modifier la police par défaut pour tous les documents basés sur le modèle NORMAL.

Si vous validez la réponse « Oui », l’enregistrement de cette nouvelle configuration sera réalisé dans le modèle NORMAL.

Bref, je suis persuadé que vous l’avez compris, NORMAL ;DOT est un document de type modèle, il contient vos créations de styles, de macros et de certaines configurations disponibles dans WORD.

D’ailleurs, dans le chapitre 6 de ce cours, vous découvrirez comment recréer un NORMAL ;DOT tout neuf, lorsque vous avez malheureusement planté votre WORD, ou tout simplement, lorsque vous avez trop joué avec la personnalisation des styles, des macros ETC

Mais d’abord, dans le chapitre 2, nous allons créer un modèle personnel, dans les chapitres 3 et 4, nous allons personnaliser notre modèle en créant une macro et un style, et dans le chapitre 5, nous allons apprendre à ouvrir et à transférer nos modèles personnels sur d’autres machines.

Remarque :

Les erreurs que vous risquez d’engendrer dans le chapitre 2, 3 et 4, seront réparables dans le chapitre 6.

Soyez prudent tout de même…

Créer un modèle

Dans ce chapitre, nous allons créer un document de type modèle que nous allons appeler « Mon modèle ».

Les modèles que nous créons, ainsi que le modèle de base, c’est-à-dire le document NORMAL, sont tous enregistrés dans un dossier prévu à cet effet.

Chaque utilisateur de la machine possède sont propre dossier, donc, son propre modèle NORMAL.DOT.

C’est pourquoi, si vous avez plusieurs comptes utilisateurs sur la machine, les modifications apportées sur votre NORMAL.DOT de votre compte n’affecteront pas le NORMAL.DOT des autres utilisateurs de la machine.

Pour accéder au dossier contenant les modèles de documents, ouvrez le poste de travail, disque dur, dossier « DOCUMENTS AND SETTINGS », cherchez le dossier correspondant à votre compte utilisateur et ouvrez-le.

Ensuite, ouvrez le dossier « APPLICATIONS DATA ».

Si ce dossier est introuvable, c’est que la configuration de votre WINDOWS ne permet pas l’affichage des fichiers cachés.

Si tel est le cas, a partir du dossier dans lequel on est situé, activez l’affichage des dossiers, dans le menu déroulant, « Outils-Options des dossiers ».

Réalisez CTRL +TAB afin d’activer l’onglet « Affichage ».

Tabulation jusqu’à atteindre la liste des options d’affichage.

Descendez avec votre flèche basse jusqu’à atteindre l’option « Afficher les fichiers cachés », puis pressez la barre d’espacement.

Faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche entrée.

Si WINDOWS vous demande une confirmation pour appliquer les modifications à tous les dossiers, pressez la touche entrée.

Maintenant refermez la fenêtre.

Voilà, le dossier « Applications Data » devrait être visible.

Dans ce dossier, entrez dans le dossier « Microsoft », puis ouvrez le dossier intitulé « Modèles ».

Vous êtes dans le dossier contenant vos modèles personnels ainsi que votre NORMAL.DOT.

Voilà pour le chemin de destination des documents de type modèle.

Pour créer un document modèle personnel, lancez WORD.

Aussitôt, réalisez le raccourci clavier CTRL +S afin d’ouvrir la boîte de dialogue « Enregistrer sous ».

Saisissez le nom du document modèle, par exemple, Mon Modèle.

Ensuite, faites tabulation une seule fois pour vous positionner dans la liste des types de documents. Pressez flèche basse jusqu’à atteindre le type « Modèle de document », pressez la touche entrée.

Faites tabulation jusqu’au bouton « Enregistrer » et pressez la touche entrée.

Vous êtes de retour dans la zone d’édition de votre document.

Votre modèle de documents personnel est créé, il s’appelle « Mon modèle ».

Exemple de création d’une macro dans le modèle personnel

Maintenant que notre modèle est créé et que nous nous trouvons à l’intérieur de celui-ci, nous allons lui enregistrer une macro.

Cette macro sera très simple, elle aura pour objectif de modifier la police de caractères pour le texte sélectionné, et ce, lorsque l’on réalisera le raccourci clavier CTRL+ALT +F5.

Activez le menu déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’à « Outils », flèche basse jusqu’au sous menu « Macro », pressez la touche entrée, et puis flèche basse jusqu’à « Nouvelle macro », pressez la touche entrée.

Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, saisissez le nom de la macro, c’est-à-dire Vert.

Remarque :

La macro aura pour objectif de mettre en vert le texte sélectionné.

Maintenant faites tabulation jusqu’à atteindre la liste intitulée « Enregistrer dans ».

Si vous choisissez l’item « Tous les documents NORMAL ;DOT », la macro sera systématiquement accessible à partir de tous vos documents.

Mais là, souvenez-vous, nous volons enregistré la macro dans notre modèle en cours de traitement, en l’occurrence, Mon Modèle.DOT.

Alors pressez flèche basse pour sélectionner « Mon Modèle ».

Ensuite, réalisez le raccourci clavier MAJ +TAB jusqu’à atteindre le bouton intitulé « Clavier » et pressez la touche entrée.

Une seconde fenêtre apparaît à l’écran, l’assistant de création de macros attend que nous saisissions au clavier le raccourci clavier qui sera assigné à la macro Vert.

Faites CTRL +ALT +F5.

Maintenant faites tabulation jusqu’au bouton « Attribuer » et pressez la touche entrée.

Faites tabulation jusqu’au bouton « Fermer » et pressez la touche entrée.

Vous êtes de retour dans votre modèle de documents, nous devons réaliser l’opération en cours d’enregistrement dans la macro Vert.

Activez les propriétés de police de caractères en réalisant le raccourci clavier CTRL +D.

Sélectionnez une nouvelle police, en pensant à choisir la couleur verte.

Faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche entrée.

Maintenant nous devons arrêter l’enregistrement de la macro.

Retournez dans le sous menu Macro du menu déroulant et pressez la touche entrée sur « Arrêter l’enregistrement ».

Maintenant, enregistrez le document Mon Modèle.DOT en réalisant le raccourci clavier CTRL +S.

Exemple avec la création d’un style dans le modèle personnel

Toujours dans le document Mon Modèle.DOT, nous allons créer un nouveau style.

Activez le menu déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’à « Format », flèche basse jusqu’à atteindre « Styles et mise en forme », et pressez la touche entrée.

Faites tabulation jusqu’au bouton « Nouveau style » et pressez la touche entrée.

Vous arrivez dans une zone d’édition, saisissez le nom du nouveau style, en l’occurrence, Mon style.

Maintenant, par l’intermédiaire de la touche tabulation, choisissez les différentes propriétés du style, mais faites attention, les propriétés du genre, gras, italique, centrer ETC Sont présentées sous la forme d’un bouton poussoir que l’on active en pressant la touche entrée.

Avant de valider la création de votre style, cochez la case à cocher intitulée « Ajouter au modèle ».

Maintenant, faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche entrée.

Refermez les styles en pressant la touche « Échappe ».

Vous pouvez maintenant procéder à l’enregistrement de votre document Mon Modèle.DOT en réalisant le raccourci clavier CTRL +S.

Modifier un modèle personnel

Pour modifier votre modèle de document, lancez WORD.

Réalisez le raccourci clavier CTRL +O.

Dans la boîte de dialogue, faite tabulation une seule fois afin de vous positionner sur la liste des types de documents.

Pressez flèche basse jusqu’à atteindre le type « Modèle de documents ».

Pressez la touche entrée.

Maintenant, explorez votre arborescence afin de sélectionner le modèle personnel, en l’occurrence, ici dans notre exemple, ouvrez le document que nous avons créé dans les exercices précédents, Mon Modèle.DOT.

Si vous n’avez pas choisi vous-mêmes la destination de l’enregistrement de ce modèle de documents, vous le trouverez dans le dossier défaut des modèles, pour trouver ce dossier, reportez-vous en au chapitre 2, « Créer un modèle ».

Mais il se peut que par défaut, WORD vous ouvre directement le dossier des modèles.

Dès que le document Mon Modèle est ouvert, vous pouvez le modifier et lui ajouter de nouveaux styles et autres personnalisations réalisables dans un modèle de documents.

Ensuite, enregistrez le modèle et quittez WORD.

Attacher un document WORD à un modèle personnel

Ultérieurement, vous pourrez attacher votre modèle personnel à un document WORD afin de pouvoir accéder aux différents styles et mises en forme enregistrés dans le modèle.

Pour ce faire, ouvrez un document WORD, il peut être vierge bien sûr, procédez à son enregistrement, puis, activez le menu déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’à « Outils », puis flèche basse jusqu’à atteindre « Modèles et compléments » et pressez la touche entrée.

Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, faites tabulation jusqu’au bouton « Attacher » et pressez la touche entrée.

Un explorateur de documents apparaît à son tour, sélectionnez votre modèle en parcourant dans l’arborescence.

Ensuite, faites tabulation jusqu’au bouton « Ouvrir » et pressez la touche entrée.

De retour dans la première fenêtre, faites tabulation jusqu’au bouton « ok » et pressez la touche entrée.

Remarque :

Dans la boîte de dialogue que vous venez de valider, se trouvait une case à cocher intitulée :

Mise à jour automatique des styles de documents ».

Si vous cochez cette option, les modifications que vous réaliserez ultérieurement dans votre modèle personnel seront apparentes, donc disponibles, à partir du document attaché au modèle.

Vous avez donc pu constater que la macro et le style que vous avez créés dans le modèle personnel étaient disponibles à partir de votre document WORD en cours d'élaboration.

Pour les essayer, saisissez deux lignes.

Nous allons d’abord essayer la macro.

Sélectionnez la première ligne et réalisez le raccourci clavier CTRL +ALT +F5.

Normalement, votre ligne sera verte…

Maintenant nous allons essayer le style.

Sélectionnez la deuxième ligne, activez le menu déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’à « Format », flèche basse jusqu’à atteindre « Styles et mise en forme », pressez la touche entrée.

Dans la liste des styles, choisissez Mon Style, et pressez la touche entrée.

Voilà…

Réparer WORD en supprimant le modèle NORMAL

Lorsque vous avez personnalisé le modèle normal au point que la personnalisation vous pose de gros problèmes, ou si vous remarquez des anomalie pénalisantes, vous pouvez créer un modèle NORMAL tout neuf.

Le fait de supprimer NORMAL.DOT de son dossier, provoquera la création d’un nouveau NORMAL.DOT dès la prochaine ouverture de WORD.

Je vous rappelle ici comment atteindre le dossier modèles de WORD.

Pour accéder au dossier contenant les modèle de documents, ouvrez le poste de travail, disque dur, dossier « DOCUMENTS AND SETTINGS », cherchez le dossier correspondant à votre compte utilisateur et ouvrez-le.

Ensuite, ouvrez le dossier « APPLICATIONS DATA ».

Si ce dossier est introuvable, c’est que la configuration de votre WINDOWS ne permet pas l’affichage des fichiers cachés.

A partir du dossier dans lequel on est situé, activez l’affichage des dossiers, dans le menu déroulant, « Outils-Options des dossiers ».

Réalisez CTRL +TAB afin d’activer l’onglet « Affichage ».

Tabulation jusqu’à atteindre la liste des options d’affichage.

Descendez avec votre flèche basse jusqu’à atteindre l’option « Afficher les fichiers cachés », puis pressez la barre d’espacement.

Faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche entrée.

Si WINDOWS vous demande une confirmation pour appliquer les modifications à tous les dossiers, pressez la touche entrée.

Maintenant refermez la fenêtre.

Voilà, le dossier « Applications Data » devrait être visible.

Dans ce dossier, entrez dans le dossier « Microsoft », puis ouvrez le dossier intitulé « Modèles ».

Philippe BOULANGER