EXCEL
2002 Mon premier tableau de contacts
Le sommaire :
Ici, je vous propose de créer votre premier tableau de contacts à partir D’EXCEL versions 2002 ou 2003.
Ceci n’est bien sûr qu’une proposition et s’adresse uniquement aux débutants, ceux qui viennent de réaliser les premiers cours d’initiation.
Cet exercice est donc une suite logique aux cours d’initiation que je vous propose sur mon site.
Lancez EXCEL.
Vous arrivez directement dans une feuille vierge.
Vous devez procéder à l’enregistrement du document :
Activez le menu déroulant avec ALT, vous êtes automatiquement positionnés sur « Fichier ».
Pressez flèche basse jusqu’à atteindre « Enregistrer » et pressez la touche entrée.
Vous pouvez ouvrir cette fenêtre en réalisant directement le raccourci clavier CTRL +S.
Dans la boîte de dialogue qui vient d’apparaître à l’écran, saisissez : Mes contacts, puis pressez la touche entrée.
Votre classeur EXCEL sera enregistré dans le dossier « Mes documents ».
Vous êtes de retour dans la première cellule, donc A1.
Saisissez NOMS, puis tabulation, saisissez Prénoms, puis tabulation, saisissez Téléphones, puis tabulation, saisissez Adresses postales, puis pressez la touche entrée.
Vous êtes dans la cellule A2, donc dans la première cellule de la deuxième ligne.
Je vous propose de saisir 3 ou 4 contacts.
Mais lorsque vous saisirez l’adresse postale, il faut créer plusieurs lignes dans la cellule afin que la colonne ne devienne pas trop large.
Saisissez par exemple, Résidence des Fleurs, puis réalisez le raccourci clavier ALT +Entrée, saisissez 33 Avenue de la forêt, puis réalisez le raccourci clavier ALT +Entrée, et enfin, saisissez 33000 BORDEAUX et quittez la cellule en pressant la touche entrée.
C’est ainsi, que dans une même cellule, vous aurez plusieurs lignes.
Maintenant que nous venons de réaliser notre première saisie, nous allons ajuster les colonnes aux contenus de façon à ce que les informations ne soient pas écrasées ou tronquées.
Vous devez sortir le FOCUS de la cellule courante, c’est-à-dire en réalisant le raccourci clavier CTRL +Entrée.
Sélectionnez l’intégralité de votre feuille en réalisant le raccourci clavier CTRL +A.
Activez le menu déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’à « Format », puis flèche basse jusqu’à atteindre «le sous menu intitulé « Colonnes ».
Introduisez-vous dans le sous menu avec flèche droite, pressez flèche basse jusqu’à atteindre « Ajustement automatique » et pressez la touche entrée.
Vous devez maintenant désélectionner votre feuille en déplaçant votre curseur, par exemple, réalisez le raccourci clavier CTRL +Origine.
Maintenant, nous allons appliquer un format aux différents titres de colonnes.
Pour ce faire, nous devons tout d’abord sélectionner les titres, c’est-à-dire les valeurs de la ligne 1.
Positionnez votre curseur dans la cellule A1 en réalisant le raccourci clavier CTRL +Origine.
Bloquez la touche MAJ, puis pressez flèche droite jusqu’à atteindre la dernière cellule de la ligne du tableau de contacts, c’est-à-dire la cellule intitulée « Adresses postales », en D1.
Ensuite, relâchez MAJ.
Pressez la touche « Applications », dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, pressez flèche haute jusqu’à atteindre « Format de cellule » et pressez la touche entrée.
Une boîte de dialogue apparaît à l’écran, avec vos flèches horizontales, recherchez l’onglet intitulé « Alignement ».
Faites une seule fois tabulation et vous serez positionnez dans une liste d’alignements, pressez flèche basse jusqu’à atteindre « Centrer », puis tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche entrée.
Vous devez désélectionner votre ligne, réalisez par exemple le raccourci clavier CTRL +Origine.
Allez, vous êtes prêts pour la création du quadrillage ?
Attention, avant de créer un quadrillage, nous devons sélectionner la région de données à quadriller.
Pour sélectionner un tableau, donc une région de données, nous devons sélectionner de la cellule la plus en haut à gauche de la région jusqu’à la cellule la plus en bas à droite, c’est-à-dire réaliser une diagonale.
Positionnez-vous dans la cellule A1, activez le mode sélection en pressant la touche F8.
Activez la fenêtre atteindre en pressant la touche F5.
Saisissez les références de la cellule la plus en bas à droite, en l’occurrence, si vous avez créé 3 contacts, la cellule D4.
Pressez la touche entrée.
Voilà, votre tableau est sélectionné.
Pressez la touche « Applications ».
Dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, pressez flèche haute jusqu’à atteindre « Format de cellule », puis pressez la touche entrée.
Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, recherchez l’onglet « Bordures » avec vos flèches horizontales.
Ensuite, faites tabulation et cochez consécutivement les cases à cocher suivantes :
« Gauche », « Supérieur », « Inférieur », « droite », « Vertical » et « Horizontal ».
Puis pressez la touche entrée sur le bouton « Ok ».
Nous allons maintenant préciser à EXCEL que le quadrillage devra être imprimé.
Activez le menu déroulant avec ALT, vous êtes directement sur « Ficher », pressez flèche basse jusqu’à atteindre « Mise en page » et pressez la touche entrée.
Une boîte de dialogue apparaît à l’écran.
Réalisez le raccourci clavier CTRL +TAB jusqu’à activer l’onglet « Feuille ».
Faites tabulation jusqu’à la case à cocher intitulée « Quadrillage », cochez cette option en pressant la barre d’espacement.
Maintenant, faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche entrée.
De retour dans la feuille, désélectionnez vos cellules en déplaçant le curseur, réalisez le raccourci clavier CTRL +Origine.
Ultérieurement, vous pourrez ajouter un contact de la façon suivante :
Positionnez-vous sur l’un des contacts de votre choix, excepté le premier.
Activez le menu contextuel en pressant la touche « Applications ».
Descendez avec flèche basse jusqu’à atteindre « Insérer » et pressez la touche entrée.
Vous arrivez dans un bouton radio dans lequel vous devez choisir le type d’insertion.
Pressez flèche basse jusqu’à atteindre « Ligne entière » et pressez la touche entrée.
Voilà, votre nouvelle ligne est insérée, votre curseur se trouve dans la première cellule de cette ligne, c’est-à-dire dans la colonne du « Nom ».
Débutez votre saisie…
Attention, ici je vous ai dit de ne pas insérer de ligne vide à partir du premier contact.
Lors de l’insertion d’une ligne vide, le format de cellules de cette nouvelle ligne sera automatiquement créé à partir du format de cellules de la ligne se trouvant juste au-dessus de l’insertion.
Comme la ligne au-dessus du premier contact correspond aux titres de colonnes, votre nouvelle ligne aurait donc un format incorrect, c’est-à-dire « centrer ».
De temps en temps, vous pourrez trier vos contacts par ordre alphabétique sur le nom, et par ordre alphabétique sur le prénom.
Pour ce faire, activez le menu déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’à atteindre « Données », puis flèche basse jusqu’à « Trier » et pressez la touche entrée.
Une boîte de dialogue apparaît à l’écran.
Saisissez les références de la cellule à partir de laquelle le tri principal doit débuter, donc A2.
Faites tabulation 2 fois, saisissez les références de la cellule à partir de laquelle le sous tri doit débuté, donc B2.
Maintenant, faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche entrée.
Philippe BOULANGER