Créer une liste de choix
Le sommaire :
Dans une cellule, vous pouvez créer une liste de choix.
Ici, nous allons travailler à partir d’un exemple :
Imaginiez que vous soyez formateur informatique et que vous gériez un planning. Dans le planning, se trouve une colonne intitulée
« Contexte de formations ».
Pour chaque cellule de cette colonne, vous devez choisir l’un des 3 choix suivants :
Local, Skype ou Téléphone.
Ainsi, à chaque fois que vous rajouterez un nouveau rendez-vous, donc une nouvelle ligne, vous devrez réaliser, pour le rendez-vous en cours de saisie, le moyen utilisé pour réaliser l’intervention, et ce, à partir d’une liste de choix et contenant les 3 possibilités précédemment citées.
Par exemple, si la colonne concernée est la colonne F, saisissez le titre dans la cellule F1, c’est-à-dire le titre : « Contexte de formation « .
Ensuite, sélectionnez les cellules de la colonne qui devront comporter la liste de choix, par exemple de F2 à F50.
Pour ce faire, positionnez-vous dans F2, activez le mode sélection en pressant la touche F8, ouvrez la fenêtre atteindre en pressant la touche F5, saisissez les coordonnées F50 et pressez la touche entrée.
Maintenant nous allons créer la liste de choix.
Activez le menu déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’à « Données », puis flèche basse jusqu’à atteindre « Validation » et pressez la touche entrée.
Une boîte de dialogue apparaît à l’écran.
Réalisez CTRL +TAB jusqu’à atteindre l’onglet intitulé « options ».
Ensuite, faites tabulation pour atteindre une zone à liste déroulante intitulée « Autoriser », et avec flèche basse, sélectionnez « Liste ».
Maintenant, faites tabulation et vous arriverez dans une zone d’édition intitulée « Source ».
Saisissez les différents choix de la liste, en l’occurrence, dans notre exemple, saisissez LOCAL, SKYPE et TÉLÉPHONE, et ces 3 choix doivent être séparés par un point virgule.
Donc, ça devrait donner ceci :
LOCAL ;SKYPE ;TÉLÉPHONE
Puis, réalisez le raccourci clavier CTRL +TAB jusqu’à activer l’onglet intitulé « Alerte d’erreur ».
Faites tabulation jusqu’à la zone d’édition intitulée « Titre ».
Ici, vous devez saisir le titre de la fenêtre d’erreur, par exemple :
ERREUR DE SAISIE.
Faites tabulation jusqu’à la zone d’édition intitulée « Message d’erreur », et saisissez, toujours dans le cadre de notre exemple bien sûr :
Attention, vous devez sélectionner l’un des 3 choix proposés dans la liste de choix… »
Maintenant, faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche entrée.
Voilà, votre liste de choix est réalisée…
De retour donc dans la feuille, désélectionnez les cellule en réalisant le raccourci clavier CTRL +Origine.
Allez, vous êtes prêts pour un essai ?
Positionnez-vous dans la cellule F2.
Activez la liste en réalisant le raccourci clavier ALT +Flèche basse.
Ensuite, déplacez-vous dans la liste avec vos flèches verticales, placez-vous sur l’item de votre choix et pressez la touche entrée.
Dans EXCEL, nous pouvons également créer une liste de choix à partir d’une colonne se trouvant dans une même feuille.
Je m’explique :
Si par exemple, dans la colonne X, vous saisissez des valeurs, donc dans X1, X2, X3 Etc, vous pourrez créer, dans la colonne C, une liste de choix dont les éléments de cette liste ne seront ni plus ni moins que le contenu de la colonne X.
Par exemple, dans la colonne X, de X1 à X4, saisissez les 4 saison de l’année, Printemps, Été, Automne et Hivers, dans la cellule A1, saisissez « Fleurs », dans la cellule B1 « Couleurs » et dans la cellule C1 « Saison de la floraison.
Voilà, maintenant nous allons créer notre liste de choix à partir de la colonne X.
Sélectionnez la colonne devant recevoir la liste de choix, par exemple, de C2 à C50.
Pour ce faire, activez la fenêtre « Atteindre » en pressant la touche de fonction F5.
Saisissez la plage des cellules à sélectionner, donc :
C2:C50
Maintenant pressez la touche entrée.
Activez le menu déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’à « Données », puis flèche basse jusqu’à atteindre « Validation » et pressez la touche entrée.
Une boîte de dialogue apparaît à l’écran.
Réalisez CTRL +TAB jusqu’à atteindre l’onglet intitulé « options ».
Ensuite, faites tabulation pour atteindre une zone à liste déroulante intitulée « Autoriser », et avec flèche basse, sélectionnez « Liste ».
Maintenant, faites tabulation et vous arriverez dans une zone d’édition intitulée « Source ».
Saisissez la plage de cellules contenant les éléments de la liste, donc :
=X1:X4
(Attention de bien placer le signe égal juste avant la plage des cellules…)
Puis, réalisez le raccourci clavier CTRL +TAB jusqu’à activer l’onglet intitulé « Alerte d’erreur ».
Faites tabulation jusqu’à la zone d’édition intitulée « Titre ».
Ici, vous devez saisir le titre de la fenêtre d’erreur, par exemple :
ERREUR DE SAISIE.
Faites tabulation jusqu’à la zone d’édition intitulée « Message d’erreur », et saisissez, toujours dans le cadre de notre exemple bien sûr :
Attention, vous devez sélectionner l’une des 4 saisons proposées dans la liste de choix… »
Maintenant, faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche entrée.
Vous êtes de retour dans votre classeur…
Dans la cellule A2, saisissez, Jonquilles, dans B2 saisissez Jaune, dans C2, ouvrez la zone à liste déroulante avec ALT +Flèche Basse, et avec vos flèches verticales, choisissez
Printemps, pressez la touche entrée.
Maintenant, dans la ligne 3 saisissez le nom d’une fleur qui fleurit à une autre saison, c’est à vous de jouer…
Durant la saisie d’une cellule
d’un tableau de données, vous pouvez
insérer l’une des valeurs présentes dans la colonne courante, sans devoir la
ressaisir en permanence…
Bien sûr, il existe la fonction
« saisie semi automatique » d’EXCEL qui permet d’entendre des
propositions logiques de contenu de cellules à fur et à mesure de la
progression de votre saisie.
Mais cette option de saisie est
traitée dans un autre manuel.
Ici, il s’agit d’utiliser une
liste de choix naturellement proposée par EXCEL et dont les éléments de la
liste correspondent aux différentes valeurs présentes dans la colonne courante.
Contrairement à la fonction
« Saisie semi automatique » qui est active en permanence, (sous
réserve bien sûr que cette option soit activée dans les options générales
d’EXCEL,) l’outil que je vous propose aujourd’hui doit être déclenché par
l’utilisateur à l’instant même où il le désire, et ce, par l’intermédiaire du
raccourci clavier ALT +Flèche basse.
Voici un exemple :
Dans A1, saisissez Contacts.
Dans B1, saisissez Prénoms.
Dans C1, saisissez Téléphones.
Dans D1, saisissez Villes.
Pour que ces 4 valeurs soient
considérées comme des titres de colonnes, nous devons les formater comme tel.
Pour ce faire, sélectionnez ces 4
valeurs, il suffit de vous positionner dans A1, de bloquer la touche MAJ, puis
de presser 3 fois flèche droite, c’est-à-dire jusqu’à atteindre la cellule
intitulée Villes.
Relâchez la touche MAJ, activez le
menu déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’à « Format », flèche
basse jusqu’à atteindre « Cellules » et pressez la touche entrée.
Dans la boîte de dialogue qui
apparaît à l’écran, dans l’onglet « Alignement » choisissez
« Centrer », dans l'onglet « Police » choisissez une police
de 14 point et rouge, validez le bouton « Ok ».
Voilà, maintenant nous pouvons
saisir nos premières lignes du tableau.
Dans la ligne 2, de A2 à D2,
saisissez :
DURAN Pascal 05.46.33.22.11 LA
ROCHELLE.
Dans la ligne 3, de A3 à D3,
saisissez :
DUPOND Jean-Pierre 01.44.49.12.12
PARIS.
Dans la ligne 4, de A4 à D4,
saisissez :
LOPEZ Cindy 02.22.44.55.66 ROUEN.
Dans la ligne 5, de A5 à
C5 :
STALLONE SYLVESTER 01.44.49.12.77
Mais cette fois, dans la cellule de
la ville de Sylvester, c’est-à-dire dans la cellule D5, comme ce contact a
déménagé sur PARIS et que la valeur PARIS a déjà été saisie dans la colonne,
activez la liste déroulante avec le raccourci clavier
ALT +Flèche basse.
Dans la liste des villes, et avec
vos flèches verticales, positionnez-vous sur PARIS et pressez la touche entrée.
Philippe BOULANGER
Philippe BOULANGER