La présentation des lignes et
colonnes
Le sommaire :
Lorsque vous élaborez un tableau de données dans un classeur EXCEL, pour la qualité de la consultation visuelle, ou pour la qualité de l’impression, vous êtes obligés de considérer l’aspect des lignes et des colonnes par rapport à leurs contenus.
En effet, il existe 2 formats de lignes et de colonnes, chacun de ces formats présente des avantages et des inconvénients, c’est donc la nature de la valeur d’une cellule et la manière avec laquelle elle sera exploitée qui détermineront quels sont les choix à réaliser en terme de présentation.
A titre d’exemple, un tableau qui ne sera jamais imprimé, vous offrira une certaine souplesse quant à la largeur des colonnes employée…
Les deux formats existants pour les lignes et les colonnes sont les dimensions fixes et les ajustements automatiques.
Pour une ligne, l’ajustement automatique concerne sa hauteur, pour une colonne, sa largeur.
Comme son nom l’indique, l’ajustement automatique est un format pratique car la hauteur et la largeur de la cellule s’ajustent à fur et à mesure de l’évolution de la taille du contenu.
Seulement, ce format présente un gros inconvénient, c’est les dimensions démesurées que peut prendre une cellule !
Si une colonne devient trop large, vous allez vous confronter à un problème de taille, l’impression du classeur…
Les feuilles dans votre imprimante, elles, ne s’ajustent pas au contenu de l’impression…
Voici donc mes conseils.
Certaines colonnes de votre tableau ne doivent pas être écrites sur plusieurs lignes, et ne présentent pas une taille considérable. C’est le cas par exemple d’un nom de famille, un prénom, ou encore, un numéro de téléphone. Dans ce cas, nous pouvons choisir l’ajustement automatique, on sera certain ainsi que ces données seront bien écrites sur une seule ligne et que la largeur de la colonne sera suffisamment importante pour ne pas masquer l’une des valeurs présentent dans la colonne.
Par contre, pour une colonne contenant par exemple des adresses postales, c’est un autre problème !
Pourquoi ?
Eh bien tout simplement par ce que la taille d’une adresse postale peut être considérable, par exemple :
(25 bis Avenue de la grande libération, Résidence des papillons enchantés, appartement 155.)
Voilà un bon exemple…
Dans ce cas, nous allons définir une largeur fixe à cette colonne, et dans des proportions raisonnables bien sûr.
Donc, ajustement ou pas, voici ci-après les deux chapitres détaillant ces deux manipulations.
Allez, nous allons commencer par sélectionner les colonnes sur lesquelles nous souhaitons appliquer l’ajustement automatique.
Pour ce faire, plusieurs solutions, ici nous allons passer par la fenêtre « Atteindre ».
Si les colonnes concernées sont les colonnes A, B et E, par exemple pour le nom, le prénom et le téléphone, activez la fenêtre « Atteindre » en pressant la touche F5 de la rangée des touches de fonctions.
Saisissez les 3 plages à sélectionner, donc, dans notre exemple, :
A1:a50;B1:B50;E1:E50
Remarques :
Les 2 cellules d’une même plage de sélection sont séparées par le signe « deux points », tandis que les différentes plages de sélections sont séparées par le signe « point virgule ».
Ici on aurait pu ruser, comme les colonnes A et B sont l’une à côté de l’autre, on aurait pu les sélectionner simultanément en réalisant une diagonale, ça donnerait donc ceci :
A1:B50;E1:E50
Bon, quoi qu’il en soit, pressez la touche entrée de façon à déclancher la sélection.
Maintenant nous allons choisir le format ajustement automatique :
Activez le menu déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’à « Format », puis flèche basse jusqu’au sous menu intitulé « Colonne », pressez la touche entrée.
Avec flèche basse, descendez sur la commande intitulée « Ajustement automatique » et pressez la touche entrée.
Voilà, le tour est joué, retirez maintenant la sélection en déplaçant votre curseur, par exemple en réalisant le raccourci clavier CTRL +Origine.
Imaginiez que la colonne « adresses postales » soit la colonne G.
Vous devez donc sélectionner cette colonne.
Ici, nous allons employer une autre manière de sélectionner…
Placez-vous dans la première cellule à sélectionner, donc dans G1.
Activez le mode de sélection en pressant la touche F8 de la rangée des touches de fonctions de votre clavier.
Ouvrez la fenêtre « Atteindre » en pressant la touche F5 de cette même rangée.
Dans la fenêtre « Atteindre », saisissez la dernière cellule à sélectionner, donc, ici dans notre exemple, la cellule G50, puis pressez la touche entrée.
Comme la taille de largeur par défaut des colonnes est insuffisante, nous allons la modifier, en claire, l’élargir.
Activez le menu déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’à « Format », puis flèche basse jusqu’au sous menu intitulé « Colonne », pressez la touche entrée.
Ensuite, positionnez-vous sur la commande intitulée « Largeur » et pressez la touche entrée.
Une boîte de dialogue apparaît à l’écran et vous êtes directement positionnés dans une zone d’édition contenant la largeur de la colonne, la valeur par défaut est « 10,71 ».
Vous pouvez par exemple modifier le chiffre correspondant à la dizaine, en mettant la valeur 2 à la place de 1.
Ensuite, faites tabulation jusqu’au bouton Ok et pressez la touche entrée.
Voilà, vous avez une largeur fixe…
Mais ça ne suffit pas !
En effet, maintenant que la largeur est fixe, il ne faut pas que le contenu des cellules soit masqué à gauche ou à droite.
Nous allons donc activer le renvoi automatique à la ligne, mais attention, ici, lorsque je parle de ligne, il s’agit de plusieurs lignes dans une même cellule, et non pas les différentes lignes de la feuille…
Activez le menu déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’à « Format », puis flèche basse jusqu’à « Cellules » et pressez la touche entrée.
Une boîte de dialogue apparaît à l’écran…
Faites CTRL +TAB jusqu’à atteindre l’onglet intitulé « Alignement « , puis tabulation jusqu’à la case à cocher intitulée :
« Renvoyer automatiquement à la ligne», cochez cette option en pressant la barre d’espacement, faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche entrée.
Super !
Mais ce n’et pas fini…
Et oui, maintenant que nous avons un renvoi automatique à la ligne à l’intérieure d’une même cellule, nous devons ajuster la hauteur de la ligne.
Activez le menu déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’à « Format », puis flèche basse jusqu’au sous menu intitulé « ligne», pressez la touche entrée.
Avec vos flèches verticales, positionnez-vous sur la commande intitulée « Ajustement automatique » et pressez la touche entrée.
Voilà, le tour est joué, retirez maintenant la sélection en déplaçant votre curseur, par exemple en réalisant le raccourci clavier CTRL +Origine.
Philippe BOULANGER