Une présentation de lettre
Le
sommaire :
Ceci
est une proposition de présentation de lettre qui n’a rien d’officiel, mais
pourtant, c’est à partir de ce modèle que j’élabore mes courriers, même les
plus officiels.
Je
n’utilise pas les enveloppes à fenêtres, par conséquent, j’omets volontairement
de saisir le bloc destinataire dans l’entête de mon courrier. Utilisant des
enveloppes traditionnelles, j’imprime l’adresse du destinataire sur l’enveloppe
à partir de la fonctionnalité
Outils|Lettres et publipostage|Enveloppes et étiquettes du
menu déroulant de WORD.
Pour
commencer, je crée l’entête de mon courrier dans un document type que
j’utiliserai systématiquement lors de l’élaboration de chaque nouveau courrier.
Ainsi, je n’ai pas besoin de recréer l’entête à chaque élaboration d’un
courrier.
Nous
allons donc créer un document que nous allons appeler « Entête de
lettre ».
Lancez
le logiciel WORD 2002.
Dès
que le document vierge apparaît à l’écran, enregistrez-le sous le nom de
« Entête de lettre » à partir du menu déroulant,
Fichier|Enregistrer.
Nous
allons introduire le bloc expéditeur à l’intérieur » d’une cellule unique
de tableau et qui va nous servir de cadre.
Activez
le menu déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’à « Tableau », flèche
basse jusqu’au sous menu « Insérer », flèche droite pour vous insérer
dans ce sous menu. Directement, vous serez positionnés sur la commande
« Tableau », pressez la touche entrée.
Dans
la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, vous êtes dans la liste du nombre
de colonnes désirées, pressez flèche basse jusqu’à la valeur 1.
Faites
tabulation pour atteindre la liste du nombre de lignes désirées, et choisissez
la même valeur.
Vous
avez donc compris, un tableau en une ligne et une colonne n’est rien d’autre
qu’une cellule unique.
Faites
tabulation une dernière fois pour atteindre un bouton radio. Pressez flèche
basse pour entendre : « Ajuster au contenu ».
Maintenant
vous pouvez presser la touche entrée.
Vous
êtes de retour dans le document, la cellule est insérée et le curseur est introduit
dans cette dernière.
C’est
ici que vous devez saisir vos coordonnées.
Écrivez :
Monsieur
Philippe CHARLEMAGNE
Pressez
deux fois la touche entrée pour séparer votre nom du bloc adresse.
Écrivez :
70
Avenue de l’école
Pressez
la touche entrée.
Écrivez :
33000
BORDEAUX.
Pressez
la touche entrée.
Écrivez :
Téléphone
Mais
attention, après avoir écrit « Téléphone », nous allons insérer une
flèche pointant vers la droite. Pour ce faire, pressez la barre d’espacement,
saisissez deux traits d’union, puis le signe
« plus grand que » suivi d’un espace.
WORD
reconnaît automatiquement la combinaison de ces caractères qu’il va
immédiatement substituer par une flèche qui pointe vers la droite. Ainsi, vous
pourrez enchaîner, et ce sur la même ligne, la saisie du numéro de téléphone
avec un « point » comme séparateur pour les blocs de deux chiffres.
Ensuite,
pressez la touche entrée.
Remarque :
La
flèche qui a été automatiquement introduite est un caractère qui fait partie
d’une série de symboles appelés, les caractères spéciaux. D’ailleurs, une
flèche qui pointe vers la gauche s’écrit de la façon suivante, espace,
« Plus petit que », deux traits d’union et espace.
Bon,
revenons à notre courrier…
Dessous
le téléphone, écrivez :
E-Mail
Réalisez
une nouvelle flèche qui pointe sur la droite et saisissez votre adresse de
messagerie.
A
la fin de la saisie du bloc expéditeur, vous devez sortir de la cellule en
pressant flèche basse.
Maintenant,
pressez deux fois la touche entrée.
Écrivez
en lettres majuscules, OBJ, puis saisissez une flèche qui pointe sur la droite
et saisissez un point d’interrogation qui marquera le début de la saisie de
l’objet lors d’une élaboration de courrier à partir de cet entête.
Pressez
deux fois la touche entrée.
Saisissez
maintenant ceci :
Fait
à BORDEAUX, le jeudi 28 décembre 1967.
Remarque :
C’est
la date de mon anniversaire !
Maintenant
pressez deux fois la touche entrée.
Vous
pouvez enregistrer les modifications apportées au document en réalisant le
raccourci clavier CTRL +S.
Allez,
nous allons procéder à la présentation de cet entête de lettre.
Revenez
sur la ligne contenant le téléphone.
Positionnez-vous
sur la flèche qui ne se présente plus comme trois caractères mais comme un
caractère spécial que JAWS ne sait pas lire alors il vous dira
« Parenthèse gauche ». Quel idiot !
Sélectionnez
la flèche en réalisant le raccourci clavier MAJ +Insère =6 du pavé
numérique.
Activez
les propriétés de la police de caractères avec le raccourci clavier
CTRL +D.
Faites
tabulation jusqu’à la liste des styles et choisissez « Gras ».
Maintenant
faites tabulation jusqu’à la liste des couleurs. Avec les flèches verticales et
horizontales, choisissez la couleur de votre choix que vous devrez valider en
pressant la touche entrée.
Maintenant,
faites tabulation jusqu’à la case à cocher intitulée « Relief » que
vous cocherez en pressant la barre d’espacement.
Terminez
l’opération en pressant la touche entrée.
De
retour dans le document, réalisez le raccourci clavier CTRL +C afin de copier
la flèche dans le presse papier.
Sélectionnez
la flèche de l’E-Mail et réalisez le raccourci clavier CTRL +V afin de coller
la flèche du presse papier.
Renouvelez
l’opération pour la flèche de la ligne OBJ.
Allez,
pour pousser le bouchon, revenez sur la ligne téléphone.
Dans
le numéro de téléphone, vous avez un point tous les deux chiffres.
Pour
chaque point, attribuer une police de caractères identique à celle utilisé pour
les flèches.
N’oubliez
pas que pour sélectionner un point, il vous suffira de positionner le curseur
sur le point et de réaliser le raccourci clavier MAJ +Flèche droite.
Maintenant,
mettez les chiffres du téléphone et l’adresse de messagerie en italique.
Vous
pouvez enregistrer les modification en réalisant le raccourci clavier CTRL +S.
Quittez
le document en réalisant le raccourci clavier ALT +F4.
Eh
voilà, maintenant que votre entête type est créé, ou plutôt la mienne, nous
pouvons écrire un petit mot à notre seigneur tout puissant.
Ouvrez
le dossier contenant le document « Entête de lettre » et
pressez la touche entrée sur son nom.
Le
document sera bien sûr immédiatement ouvert dans WORD.
Vous
ne devez pas modifier ce courrier, alors, enregistrez-le sous un autre nom.
Activez le menu déroulant avec ALT, flèche basse jusqu’à atteindre l’option de
menu intitulée « Enregistrer sous » et pressez la touche entrée.
Saisissez
le nom du courrier, en l’occurrence, dans notre exemple, « Courrier pour
le seigneur ».
Maintenant
pressez la touche entrée, et comme par enchantement, le document « Entête
de lettre » et refermé, vous êtes maintenant dans le nouveau document
intitulé « Courrier pour le seigneur «.
Positionnez-vous
dans la ligne OBJ, mettez le curseur sur le point d’interrogation que vous
supprimez en pressant la touche « Supprime ».
Saisissez
l’objet suivant :
Demande
de soutien auprès du ciel.
Maintenant,
dans la ligne « Fait à », changez la date en y saisissant la date du
jour.
Puis,
envoyez votre curseur à la fin du document en réalisant le raccourci clavier
CTRL +Fin.
Activez
le mode « justifier » en réalisant le raccourci clavier CTRL +J.
Vous
pouvez maintenant saisir le corps de votre courrier, en voici un exemple :
Monsieur,
Ce
courrier a pour objectif de solliciter votre attention concernant mon projet
d’exploration de l’étoile la plus proche de notre Soleil, « Proxima du
Centaure ».
A
l’antenne de L’UNADEV de ROCHEFORT, nous avons construit une fusée qui sera en
mesure de voyager à travers l’espace à la vitesse de soixante milles kilomètres
à l’heures.
Malgré
la proximité de « Proxima du Centaure », notre plus proche voisine,
le voyage durera environ 200 siècles.
C’est
normal, « Proxima du Centaure » est située à 4,5 années lumière de LA
TERRE.
Allez,
faites le calcul ?
Remarque :
La
lumière se déplace à 300 milles kilomètres par seconde.
Alors,
vous comprendrez bien que pour entreprendre un voyage d’une telle durée, il
faut avoir une sacrée santé pour arriver là-bas vivant !
Malheureusement,
je fume un paquet de cigarettes par jour et je bouffe un pot de NUTELLA toutes
les nuits.
Ensuite,
en démarrant l’ordinateur, si je m’aperçois qu’Emule n’a pas téléchargé, je
déprime et je bouffe le pot de confiture.
Alors
cher seigneur, je ne vous demande pas l’impossible, juste de rapprocher
« Proxima du Centaure » d’au moins 4,4 années lumière de LA TERRE.
Dans
l’attente d’une réponse de votre part, veuillez croire, Monsieur, à l’assurance
de mes salutations distinguées.
Monsieur
Philippe CHARLEMAGNE
Stop,
arrêtez d’écrire mes amis…
Maintenant,
nous devons aligner la signature sur la marge de droite.
Positionnez
le curseur sur la ligne, pressez la touche « Applications »,
descendez avec flèches basse jusqu’à « Paragraphe » et pressez la touche
entrée.
Dans
la liste des alignements qui apparaît à l’écran, choisissez l’item intitulé
« Droite » et pressez une première fois la touche entrée pour valider
la liste, et une deuxième fois maintenant pour valider la fenêtre paragraphe.
Vous
pouvez imprimer votre courrier.
Philippe
BOULANGER