Modèle de
note de frais
Le
sommaire :
EXCEL
2002 propose des modèles de documents courants telle qu’une feuille de note de
frais.
Malheureusement,
ces modèles sont difficilement exploitables à partir de JAWS. C’est la raison
pour laquelle j’ai entrepris l’étude de ce problème, ici, je vous propose une
solution.
J’ai
donc créé un classeur à partir d’un modèle de feuille de note de frais proposé
par EXCEL.
J’ai
retiré la protection de ce modèle de façon à y apporter des modifications au
niveau de sa structure.
Ensuite,
étant une feuille de note de frais créée en 2002, j’ai dû convertir le format
des montants car il était exprimé en francs.
Pour
finir, avec l’aide d’une personne clairvoyante, j’ai défini des noms de cellules
pour les données en entrée.
Le
résultat de l’investissement permet à un utilisateur non voyant de créer
rapidement une feuille de notes de frais, critère bien souvent indispensable
dans le monde professionnel !
La
productivité quoi…
Le
classeur EXCEL peut être téléchargé, il s’intitule :
« Modèle
de note de frais.XLS ».
Vous
allez télécharger un fichier au format archive qu’il faudra bien sûr
décompresser.
Le
résultat de la décompression donnera accès à deux documents, le modèle de la
feuille de note de frais et le cours au format HTML.
Bon
téléchargement…
Télécharger le modèle de note
de frais >>
Pour
survoler la tâche de création et d’impression d’une feuille denote de frais, je
vous propose ci-après les différentes étapes.
Les
étapes :
Ouvrez
Le classeur « Modèle de note de frais.XLS ».
Sauvegardez-le
immédiatement sous un autre nom de façon à ne pas modifier le modèle.
Activez
le menu déroulant avec ALT, vous êtes sur « Fichier », flèche basse
jusqu’à « Enregistrer sous » et pressez la touche entrée.
Dans
la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, saisissez le nom de la nouvelle notes
de frais, choisissez le chemin de destination, puis validez le bouton
« Enregistrer ».
Il
vous suffit maintenant d’atteindre chacune des zones de la feuille de notes de frais
par l’intermédiaire de la fenêtre « Atteindre », donc la touche F5.
Dans
la fenêtre, donc accessible avec F5, faites tabulation pour atteindre le nom
des zones, il vous suffit alors de vous positionner sur la zone à atteindre,
soit en utilisant les flèches verticales, soit en pressant le premier caractère
du nom de la zone, puis bien sûr, de presser la touche entrée.
Pour
la majorité des zones à renseigner, vous ne disposerez que d’une seule ligne.
C’est zones sont :
Remarque :
Excepté
les zones intitulées « Commentaires» et « Zone d’approbation », Les autres zones qui viennent d’être listées
sont sur une seule ligne, après avoir atteints l’une de ces zones, réalisez
votre saisie puis validez-là en réalisant le raccourci clavier CTRL +Entrée.
Pour
saisir à nouveau l’une des zones, vous devez l’atteindre et recommencer la
saisie, le texte déjà présent sera écrasé.
Pour
modifier le contenu de l’une des zones, vous devez l’atteindre puis insérer le
curseur en pressant la touche F2.
Les zones intitulées « Commentaires » et
« Zone d’approbation » sont
des surfaces qui doivent être manipulées différemment car il s’agit ici de
zones résultantes de fusion de plusieurs lignes et de plusieurs colonnes.
Durant la saisie, vous devez déclencher les renvoi
à la ligne par l’intermédiaire du raccourci clavier ALT +Entrée.
Pour
les détails de frais, vous disposez d’un tableau de 17 lignes.
Les
colonnes sont :
Dates,
Comptes, Descriptions, Hébergements, Transports, Carburants, Repas, Téléphones,
Divertissements et Autres.
Le
total par ligne de frais est automatiquement calculée par une formule.
Pour
ce tableau, vous disposez également de définitions de noms depuis la fenêtre
« atteindre », et ce, afin de pouvoir vous positionner dans la
première ligne, donc la première opération.
Toutes
les définitions de noms concernant cette premières ligne commencent par le mot
Frais, par exemple : FraisDate, FraisAvancePerçue Etc.
Pour
imprimer la feuille de note de frais, réalisez le raccourci clavier
CTRL +P, dans la fenêtre de l’impression, vous êtes dans la liste du
nombre de copie, par défaut, la valeur est « 1 », modifiez cette
valeur si vous le désirez puis pressez la touche entrée.
Insère +TAB = Lecture de la cellule courante
ainsi que ses coordonnées.
F5 = Ouverture de la fenêtre atteindre.
(Ensuite, pour atteindre une zone qui a été
préalablement définie par un nom, faire tabulation, sélectionner le nom et
presser la touche entrée.)
CTRL +Entrée = Valide la saisie d’une cellule.
ALT +Entrée = Provoque un renvoi à la ligne
dans une même cellule.
F2 = Insère le curseur dans une cellule afin d’y
réaliser une modification.
(Pour annuler la modification, presser la touche
« échappement », pour la valider, réaliser le raccourci clavier
CTRL +Entrée.)
Supprime = Efface le contenu de la cellule sur
laquelle vous êtes positionnés.
Philippe
BOULANGER