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Modèle de fiche de présence

 

 

 

Le sommaire :

  1. Introduction.
  2. Télécharger le modèle.
  3. Création et impression d’une fiche de présence.
  4. Créer et imprimer une fiche de présence, la pratique.
  5. Rappel des raccourcis clavier utilisés dans les opérations.

 

 

Introduction

 

EXCEL 2002 propose des modèles de documents courants telle qu’une fiche de présence.

Malheureusement, ces modèles sont difficilement exploitables à partir de JAWS. C’est la raison pour laquelle j’ai entrepris l’étude de ce problème, ici, je vous propose une solution.

J’ai donc créé un classeur à partir d’un modèle de fiche de présence proposé par EXCEL.

J’ai retiré la protection de ce modèle de façon à y apporter des modifications au niveau de sa structure.

Ensuite, avec l’aide d’une personne clairvoyante, j’ai défini des noms de cellules pour les données en entrée.

Le résultat de l’investissement permet à un utilisateur non voyant de créer rapidement une fiche de présence, critère bien souvent indispensable dans le monde professionnel ! 

La productivité quoi…

 

 

Télécharger le modèle

 

Le classeur EXCEL peut être téléchargé, il s’intitule :

« Modèle de fiche de présence.XLS ».

 

Vous allez télécharger un fichier au format archive qu’il faudra bien sûr décompresser.

Le résultat de la décompression donnera accès à deux documents, le modèle de la feuille de fiche de présence et le cours au format HTML.

Bon téléchargement…

 

Télécharger le modèle de fiche de présence >>

 

 

 

Création et impression d’une feuille de fiche de présence

 

Pour survoler la tâche de création et d’impression d’une fiche de présence, je vous propose ci-après les différentes étapes.

 

Les étapes :

  1. Ouvrir le modèle.
  2. L’enregistrer sous un autre nom.
  3. Saisir les données relatives à la fiche de présence en utilisant la fenêtre atteindre d’EXCEL.
  4. Imprimer la fiche de présence.

 

 

Créer et imprimer une fiche de présence, la pratique.

 

Ouvrez Le classeur « Modèle de fiche de présence.XLS ».

Sauvegardez-le immédiatement sous un autre nom de façon à ne pas modifier le modèle.

Activez le menu déroulant avec ALT, vous êtes sur « Fichier », flèche basse jusqu’à « Enregistrer sous » et pressez la touche entrée.

Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, saisissez le nom de la nouvelle fiche de présence, choisissez le chemin de destination, puis validez le bouton « Enregistrer ».

Il vous suffit maintenant d’atteindre chacune des zones de la fiche de présence par l’intermédiaire de la fenêtre « Atteindre », donc la touche F5.

Dans la fenêtre, donc accessible avec F5, faites tabulation pour atteindre le nom des zones, il vous suffit alors de vous positionner sur la zone à atteindre, soit en utilisant les flèches verticales, soit en pressant le premier caractère du nom de la zone, puis bien sûr, de presser la touche entrée.

 

Pour la majorité des zones à renseigner, vous ne disposerez que d’une seule ligne. C’est zones sont :

  1. Nom de l’Employé,
  2. Numéro de l’Employé,
  3. Numéro SS de l’Employé,
  4. Fonction de l’Employé,
  5. Service de l’Employé,
  6. Responsable de l’Employé,
  7. Notes divers,
  8. Période du, (date de début de la période,)
  9. Période au, (Date de la fin de la période,)PérioNotes et remarquede
  10. Notes et remarques,
  11. Approuvé par, (Zone d’Approbation,)

 

Remarque :

Excepté les zones intitulées « Notes et remarques» « Approuvé par» et « Notes divers »,  Les autres zones qui viennent d’être listées sont sur une seule ligne, après avoir atteints l’une de ces zones, réalisez votre saisie puis validez-là en réalisant le raccourci clavier CTRL +Entrée.

Pour saisir à nouveau l’une des zones, vous devez l’atteindre et recommencer la saisie, le texte déjà présent sera écrasé.

Pour modifier le contenu de l’une des zones, vous devez l’atteindre puis insérer le curseur en pressant la touche F2.

 

Les zones intitulées « Notes divers », « Notes et remarques » et « Approuvé par », sont des surfaces qui doivent être manipulées différemment car il s’agit ici de zones résultantes de fusion de plusieurs lignes et de plusieurs colonnes.

Durant la saisie, vous devez déclencher les renvoi à la ligne par l’intermédiaire du raccourci clavier ALT +Entrée.

 

Pour le calendrier et les détails des heures, vous disposez d’un tableau de 17 lignes.

Les colonnes sont :

Colonne_Code_de_Compte, Colonne_Description_DuCompte, Colonne_Lundi, Colonne_Mardi, Colonne_Mercredi, ColonneJeudi, Colonne_Vendredi, Colonne_Samedi et Colonne_Dimanche.

 

Les totaux associés au tableau sont automatiquement calculés par des formules.

Pour ce tableau, vous disposez également de définitions de noms depuis la fenêtre « atteindre » et ce, afin de pouvoir vous positionner dans la première ligne du tableau.

 

Pour imprimer la feuille de fiche de présence, réalisez le raccourci clavier CTRL +P, dans la fenêtre de l’impression, vous êtes dans la liste du nombre de copie, par défaut, la valeur est « 1 », modifiez cette valeur si vous le désirez puis pressez la touche entrée.

 

 

Rappel des raccourcis clavier utilisés dans les opérations.

 

Insère +TAB = Lecture de la cellule courante ainsi que ses coordonnées.

 

F5 = Ouverture de la fenêtre atteindre.

(Ensuite, pour atteindre une zone qui a été préalablement définie par un nom, faire tabulation, sélectionner le nom et presser la touche entrée.)

 

CTRL +Entrée = Valide la saisie d’une cellule.

 

ALT +Entrée = Provoque un renvoi à la ligne dans une même cellule.

 

F2 = Insère le curseur dans une cellule afin d’y réaliser une modification.

(Pour annuler la modification, presser la touche « échappement », pour la valider, réaliser le raccourci clavier CTRL +Entrée.)

 

Supprime = Efface le contenu de la cellule sur laquelle vous êtes positionnés.

 

Philippe BOULANGER