Le filtre automatique
Le sommaire :
Le filtre automatique d’EXCEL permet de masquer rapidement certaines lignes d’un tableau à partir de critères de sélections.
Comme dans un certain nombre de fonctionnalité d’EXCEL, vous devez au préalable, assigner des propriétés de police et de paragraphe aux différents titres de colonnes, et ce, de façon qu’EXCEL fasse bien la distinction entre les titres et le contenu du tableau.
Vous devez donc sélectionner la ligne de titres, puis dans « Formats de cellules », choisir la propriété « centrer », depuis l’onglet « Alignement », et modifier la police de caractères depuis l’onglet « Police ».
Avant d’utiliser le filtre automatique, vous devrez l’activer et ensuite le désactiver lorsque vous n’en aurez plus besoin.
Pour l’activer, veuillez procéder comme suit :
Activez le menu déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’à « Données », puis flèche basse jusqu’au sous menu « Filtrer ».
Introduisez-vous dans le sous menu avec flèche droite et valider la commande intitulée « Filtre automatique ».
A partir de cet instant, cette option de menu est cochée, donc active.
Pour désactiver le filtre automatique, renouvelez la même opération, le fait de valider une option active dans le menu, a pour conséquence de la décocher.
Dans EXCEL, ouvrez une feuille contenant une région de données donc un tableau, par exemple un tableau de contacts.
Activez le « Filtre automatique » depuis l’option de menu :
« Données |Filtrer sous menu|Filtre automatique ».
Maintenant, positionnez-vous sur l’un des titres de colonnes.
Activez la liste du filtre de la colonne courante en réalisant le raccourci clavier ALT +Flèche basse.
Si vous descendez avec flèche basse, vous découvrirez consécutivement :
Tous, le fait de valider ce filtre active l’affichage du tableau dans son intégralité.
Personnaliser, le fait de valider ce filtre donne accès à une boîte de dialogue à partir de laquelle vous pourrez créer un filtre depuis plusieurs critères, voir le chapitre suivant…
Ensuite, vous trouverez les différentes valeurs existantes dans la colonne courante et sans doublon. A titre d’exemple, si vous êtes dans la colonne villes et que plusieurs contacts habitent à PARIS, dans cette liste du filtre vous ne verrez PARIS qu’une seule fois…
Ainsi, il vous suffit de valider la valeur de votre choix pour que seuls les lignes correspondantes à la valeur choisie soient affichées.
Les autres lignes sont masquées automatiquement.
Par exemple, si vous êtes dans la colonne villes et que vous validiez BORDEAUX, tous les contacts n’habitant pas à BORDEAUX seront masqués.
De plus, après avoir appliqué un premier filtre, vous pouvez appliquer un second filtre sur le résultat du premier et ainsi de suite…
Vous pouvez bien sûr à tout moment rouvrir la liste du filtre automatique avec ALT +Flèche basse afin de valider « Tous », ainsi, le filtre sera annulé.
Vous pouvez aussi valider l’option de menu :
« Données|Filtrer sous menu|Afficher tout ».
Cette option permet de filtrer un tableau à partir de un ou de deux critères.
Dans EXCEL, ouvrez une feuille contenant une région de données, donc, un tableau, par exemple un planning.
Activez le « Filtre automatique » depuis l’option de menu :
« Données |Filtrer sous menu|Filtre automatique ».
Pour rendre mes explications plus faciles, nous allons travailler depuis un exercice concret.
Si nous avons par exemple un planning, et que nous désirons afficher uniquement les lignes du tableau dont la date des rendez-vous est supérieure ou égal au 25 mars, voici comment nous devrons procéder.
Positionnez-vous sur le titre de la colonne date.
Activez la liste du filtre automatique en réalisant le raccourci clavier ALT +Flèche basse. Dans la liste, validez « Personnaliser ».
Une boîte de dialogue apparaît à l’écran, faites MAJ +TAB.
Vous êtes maintenant dans une zone à liste déroulante, pressez flèche basse jusqu’à atteindre l'opérateur intitulé :
« Est supérieur ou égal à ».
Faites tabulation, et saisissez la date suivante : 25/03/2008.
Faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche entrée.
Vous êtes de retour dans le planning, seuls les rendez-vous égaux ou supérieurs au 25 mars sont affichés…
De plus, après avoir appliqué un premier filtre, vous pouvez appliquer un second filtre sur le résultat du premier et ainsi de suite…
Vous pouvez à tout moment afficher tout votre planning par l’intermédiaire de l’option de menu :
« Données|Filtrer sous menu|Afficher tout ».
Maintenant je vous propose d’afficher uniquement les rendez-vous compris entre le 15 mars et le 25 mars inclus.
Vous l’avez compris, nous avons maintenant deux critères…
Positionnez-vous sur le titre de la colonne date, puis activez la liste du filtre automatique en réalisant le raccourci clavier ALT +Flèche basse. Dans la liste, validez « Personnaliser ».
Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, faites MAJ +TAB.
Descendez avec flèche basse et choisissez :
« Est supérieur ou égal à ».
Faites tabulation, saisissez la date de départ, donc : 15/03/2008.
Faites tabulation, vous êtes sur un bouton radio et le choix actif est l’opérateur « et ».
Si nous conservons cet opérateur, il faudra que les deux critères soient vrais pour qu’une ligne soit affichée. Et comme dans notre exemple il faut impérativement qu’un
rendez-vous soit supérieur ou égale au 15 mars, et inférieur ou égal au 25 mars, cet opérateur est donc approprié à notre requête.
Avec flèche basse, on découvre le second opérateur, il s’agit d’un « ou ».
Le « ou » signifie que l’un des deux critères doit être vrai pour qu’une ligne soit affichée, mais pas forcément les deux.
Alors ici, conservons le « et »…
Faites tabulation.
Maintenant nous allons nous occuper du deuxième critères.
Pressez flèche basse jusqu’à atteindre :
« Est inférieur ou égal à ».
Faites tabulation, saisissez la date suivante : 25/03/2008.
Pour finir, faites tabulation jusqu’au bouton « Ok » et pressez la touche entrée.
Voilà, votre planning ne propose plus que les rendez-vous compris entre les deux dates spécifiées dans les deux critères du filtre.
Vous pouvez bien sûr appliquer un nouveau filtre sur le résultat du premier filtre.
Philippe BOULANGER