WORD 2002 Assistant courrier
Dans WORD, vous pouvez
utiliser un assistant pour élaborer un courrier.
Les informations que vous saisirez
dans l’assistant seront automatiquement insérées dans le courrier, à
l’intérieur du document ouvert au moment de l’activation de l’assistant.
Pour ce faire, activez le
menu déroulant avec ALT, flèche droite jusqu’à « Outils », flèche
basse jusqu’au sous menu intitulé :
« Lettres et
publipostage ».
Introduisez-vous dans le
sous menu avec flèche droite, puis descendez avec flèche basse jusqu’à
atteindre l’option de menu intitulée :
« Assistant
courrier », pressez la touche entrée.
L’assistant apparaît à
l’écran.
La boîte de dialogue est
composée de plusieurs onglets, chaque onglet contient les informations à saisir
par catégorie.
Voici les différents
onglets de l’assistant :
L’onglet « Mise en
forme de lettres ».
Dans cet onglet, vous
trouverez tout d’abord la case à cocher « Format de date » que je
vous conseille de cocher avec la barre d’espacement.
Faites tabulation.
Vous arrivez dans une
liste contenant les différents formats de dates, avec vos flèches verticales,
choisissez celui qui vous convient le mieux.
Personnellement, je
choisis toujours le format le plus complet, par exemple :
Jeudi 28 décembre 1967.
Date historique
d’ailleurs…
Faites tabulation.
Vous arrivez sur une case
à cocher intitulée :
« Ville de
l’expéditeur », cochez-là avec la barre d’espacement.
Faites tabulation.
Dans la zone d’édition,
saisissez, en toute majuscule, la ville de l’expéditeur.
Faites tabulation.
Vous arrivez maintenant
dans une zone à liste déroulante, avec vos flèches verticales, choisissez le
modèle de lettre.
Faites tabulation.
Encore une liste
déroulante, choisissez le style de la lettre.
Faites tabulation.
Vous arrivez sur une case
à cocher intitulée « Papier à entête ».
Dans notre exemple, je
vous conseille de ne pas cocher cette option.
Faites le raccourci
clavier CTRL +TAB pour changer d’onglet.
L’onglet
« Destinataire ».
Faites tabulation jusqu’à
la zone d’édition « Nom du destinataire » et réalisez la
saisie de cette information.
Faites tabulation.
Vous êtes maintenant dans
la zone d’édition qui va vous permettre de saisir l’adresse postale du
destinataire.
Vous devez présenter ce
bloc d’informations sur plusieurs lignes, n’hésitez pas de presser la touche
entrée.
Faites tabulation.
Vous arrivez dans une zone
à liste déroulante contenant les différentes salutations,
« Monsieur », « Madame », « Cher Monsieur » Etc.
Avec vos flèches
verticales, vous pouvez choisir l’une des salutations proposées, mais vous
pouvez également en saisir une au clavier.
Réalisez le raccourci
clavier CTRL +TAB pour changer d’onglet.
L’onglet Autres
éléments ».
La première option
proposée est la case à cocher « références ».
Si vous souhaiter
introduire des références, cochez cette option avec la barre d’espacement.
Généralement, les références correspondent à une information qui va permettre
l’identification d’un dossier ou d’une correspondance pour lequel le courrier
va être expédié.
Faites tabulation.
Vous pouvez maintenant,
soit en sélectionnant une proposition avec vos flèches verticales, soit en
réalisant une saisie au clavier, spécifier les références du courrier.
Faites tabulation.
L’option suivante est
une case à cocher.
Il s’agit de l’option
intitulée « à l’intension de »…
Si vous souhaitez
spécifier cette information, pressez la barre d’espacement.
Dans ce cas précis, faites
tabulation et saisissez le nom de la personne.
Faites tabulation.
Vous arrivez sur la case à
cocher intitulée « Objet ».
Pressez la barre
d’espacement pour l’activer.
Faites une seule fois
tabulation et saisissez l’objet du courrier.
Maintenant réalisez le
raccourci clavier CTRL +TAB afin de changer d’onglet.
L’onglet
« Expéditeur ».
Dans la zone d’édition du
nom de l’expéditeur, saisissez votre nom et prénom.
Faites tabulation.
Vous devez maintenant
saisir votre adresse postale ainsi que vos coordonnées téléphoniques, E-Mail
ETC.
Vous devez réaliser la
saisie de ce bloc expéditeur sur plusieurs lignes, n’hésitez pas à utiliser la
touche entrée.
Remarque : Pour que
la saisie de bloc expéditeur soit réalisable, il convient que la case à cocher
intitulée « Omettre » ne soit pas cochée.
Ensuite, faites tabulation
jusqu’à la zone à liste déroulante intitulée « Politesse ».
Vous pouvez, avec les
flèches verticales choisir une formule de politesse, mais vous pouvez également
en saisir une au clavier.
Faites tabulation.
Vous êtes maintenant dans
une zone à liste déroulante dans laquelle vous pouvez choisir votre fonction,
mais aussi réaliser au clavier la saisie de cette dernière.
Faites tabulation.
Dans la zone d’édition
société, saisissez le nom de votre société.
Faites tabulation.
Vous arrivez dans une zone
à liste déroulante, si vous souhaitez saisir les initiales ou le nom du
rédacteur dactylo du courrier, allez-Y, chers secrétaires, c’est le moment de
vous identifier…
Faites tabulation.
Vous devriez atteindre la
case à cocher intitulée « Pièce jointes ».
Si vous devez joindre des
pièces à votre courrier, cochez cette option en pressant la barre d’espacement.
Dans ce cas, faites tabulation, vous arriverez dans une zone d’édition dans
laquelle vous devez saisir le nombre de pièces.
Allez vous êtes
prêts ?
Faites tabulation jusqu’au
bouton « Ok » et pressez la touche entrée.
Vous atterrissez dans le
document, JAWS vous annonce :
« Tapez votre texte
ici »…
Le curseur est automatiquement
placé entre la salutation et la politesse, réalisez la saisie du corps de votre
courrier.
Si vous avez déclaré des
pièces jointes, vous devez ensuite vous rendre tout au bas du document, juste
après le titre qui indique le nombre de pièces jointes.
Si vous le désirez, vous
pouvez utiliser la numérotation automatique pour saisir les pièces jointes.
Dans ce cas, Saisissez le
chiffre 1, saisissez un point, espace, saisissez le nom de la première pièce
jointe, entrée, le nom de la deuxième, entrée, le nom de la troisième ETC.
Vous pouvez bien sûr
enregistrer le document.
Philippe BOULANGER